Onderwerpen binnen :

Registreren

Bekijk verderop op deze pagina de foutmeldingen tijdens het registreren.

Kom je er toch niet helemaal uit, neem dan contact met ons op.

Mail naarepa@vabi.nl
U-bouw015 – 2133501
W-bouw015​​​​ – 2133174 

Afmelden energielabel noemen we vanaf 1 januari 2021 registreren energielabel.

Laten we het maar meteen gezegd hebben: vanaf nu wordt een label niet meer afgemeld, maar geregistreerd. Dit is dus de laatste keer dat we het afmelden noemen. Vanaf nu hebben we het alleen nog maar over registreren.

Handleiding EP-Online.nl voor energieadviseurs
Handleiding EP-Online.nl voor energieadviseurs (versie 8.0 jan-2024)
RvO.nl

eHerkenning niveau 3

Vanaf 1 januari 2021 heeft het bedrijf dat de energielabels registreert, een eHerkenningsmiddel nodig. Het eHerkenningsmiddel is een soort DigiD voor bedrijven. Veel bedrijven gebruiken dit al bij het UWV en de Belastingdienst. Binnen het eHerkenningsmiddel van je bedrijf kun je voor meerdere personen een eigen persoonsgebonden eHerkenning aanvragen, met elk hun eigen rechten.

Om energielabels te registreren heb je minimaal eHerkenning niveau 3 nodig. Inloggen doe je met je gebruikersnaam, wachtwoord, aangevuld met een SMS. De leverancier waar je de eHerkenning afneemt dient “RVO diensten op niveau eH3” beschikbaar te maken voor jouw account.

Er zijn verschillende aanbieders van eHerkenningsmidddelen, op deze website kun je de verschillende aanbieders met elkaar vergelijken. Let hierbij op de inlogmethode, de aanvraagprocedure, de doorlooptijd, de vervangprocedure en de helpdesk. Van aanschaf tot gebruik kan enige tijd duren; het aanvangsproces kan zo’n 4 weken duren. Begin dus op tijd met de selectie.

Registratietool

Vanuit de software kun je een of meerdere objecten registreren. Door op de knop registreren te klikken, wordt het monitorbestand aangemaakt en klaar gezet in de registratietool, zie afbeelding. Vervolgens moet je inloggen met eHerkenning.  Iedere keer als je de registratietool opnieuw start, moet je opnieuw inloggen met eHerkenning. Je kunt kiezen of je wilt registreren, uitbreiden of vervangen.

Registreren
Registreren: Kies voor deze optie als u een nieuw energielabel of energieprestatie-berekening wilt registreren, een nieuwe combinatie van opnamedatum, postcode en huisnummer. U creëert hiermee een nieuw registratienummer.

Uitbreiden
Uitbreiden: Kies voor deze optie wanneer u vergelijkbare gebouw(del)en wilt registreren op basis van een reeds geregistreerd representatief gebouw(deel). Dit kan alleen als dezelfde opnamedatum is meegegeven. Voetnoot 1) De handleiding van EP-online (versie 8.0 januari 2024) of raadpleeg hier de meest recente versie.

Vervangen
Vervangen: Kies voor deze optie wanneer u een eerder geüpload bestand wilt vervangen door een ander bestand. Bijvoorbeeld omdat een gedeelte daarvan niet correct is. Alle informatie van de eerdere registratie wordt overschreven maar het registratienummer verandert niet. Let op, bij een vervanging is het niet mogelijk om een adres en/of opnamedatum aan te passen. U kunt alleen vervangen binnen de vervangingsperiode van één week (behalve voor de status vergunningsaanvraag, deze vervangingsperiode is standaard 60 dagen). Wilt u na één week toch nog vervangen? Dan kunt u tijdelijke extra vervangingsrechte aanvragen via EP-online. Download bij EP-online de handleiding hoe u extra vervangingsrechten kunt aanvragen.

Na inloggen is de ’token’ 8 uur geldig. Je kan dus 8 uur lang registreren zonder opnieuw te hoeven in te loggen.

Tip. Als je meerdere keren achter elkaar wilt registreren dan kun je tijdelijk je username en wachtwoord op je klembord vastpinnen met ‘windows toets + v’. Niet vergeten om deze weer te verwijderen als je klaar bent met registreren. Omdat inloggen met de registratietool niet via je internet browser loopt, kun je een gekoppelde wachtwoordenkluis of in je browser opgeslagen wachtwoorden helaas niet gebruiken.
Tip: de sms code die je ontvangt bevat hoofdletters. Het overnemen van de code is niet hoofdlettergevoelig, je kunt CapsLock gebruiken, maar dat is niet noodzakelijk.

(Fout)meldingen tijdens het registreren

Ben je bezig met het registeren van je woning of utiliteitsgebouw? Maar loop je ergens tegenaan of krijg je een foutmelding? Wij hebben verschillende tips beschreven die jou snel en makkelijk kunnen helpen.

We merken dat het helaas niet altijd lukt om het energielabel te ontvangen. De server van RvO doet er dan te lang over om het bestand aan te maken, bijvoorbeeld als er veel registraties tegelijkertijd plaatsvinden. De registratietool geeft dan een melding van, zie linker afbeelding hieronder. Geregistreerd is dan afgevinkt, maar Pdf heeft geen vinkje. Heb je het energielabel niet direct nodig , dan kun je deze melding negeren en de registratietool afsluiten. Wil je wel graag direct downloaden, klik dan opnieuw op de knop Uitvoeren (zie rechter afbeelding hieronder), de software heeft bij deze fout automatisch de actie aangepast naar Pdf-bestand(en) ophalen. NB! Je kunt deze actie alleen gebruiken als de registratietool na de registratie nog niet is afgesloten. Heb je de registratietool toch al afgesloten, dan kun je via EP-online het energielabel downloaden nadat je bent ingelogd, of opslaan vanuit de e-mail van RvO.

The 'Letter' element is invalid - The value '3' is invalid according to its datatype)
Vanaf versie 9.0 moet in het monitorbestand de huisletter en de huisnummer toevoeging apart in het monitorbestand worden doorgegeven. Als een adres geen huisletter heeft, maar wel een huisnummer toevoeging, gebruik dan voorafgaand een streepje.

Vervangen van een energielabel mag alleen met de versie waarmee het energielabel initieel is geregistreerd.

Bij vervangen van een energielabel die geregistreerd is met versie 8.x of 9.x , krijg je van EP-online de volgende foutmelding:

Vervangen van een energielabel mag alleen met de versie waarmee het energielabel initieel is geregistreerd.

Op de download pagina kun je de vorige versies 8.11.2 en 9.3 vinden en het stappenplan voor het installeren van 2 verschillende EPA versies.

Geen postcode
Als het gebouw geen postcode heeft, dan kun je de gemeente vragen de postcode toe te voegen aan BAG. Dat kan eventueel via het potloodje bij de BAGviewer.

PostNL is verantwoordelijk voor postcodes en geeft derhalve postcodes uit. Zij geven echter geen postcodes uit aan verblijfsobjecten met het gebruiksdoel “overige gebruiksfunctie”. Het is voor het gebouw uit de link bijvoorbeeld, daarom niet mogelijk om een postcode toe te voegen aan de nummeraanduiding.

Mogelijk is er een (hoofd)gebouw waar het energielabel op geregistreerd kan worden, waar een detailaanduiding wordt gebruikt, door een gebouwkenmerk (het adres bijvoorbeeld) in Vabi EPA op te geven bij het volgnummer. Of neem contact op met RvO voor een eventuele oplossing om alsnog te kunnen registreren.

Foutmelding adres

Is het adres goed ingevuld? Krijg je een foutmelding over het adres, check dan als eerste online met behulp van het BAG nummer of deze klopt en goed is ingevuld. Het adres “Voorbeeldstraat 19 A 15” geef je bijvoorbeeld als volgt op:

Als het adres nog onbekend is, bij een omgevingsvergunning, dan moet je alle velden leeg maken.

Is je EP-Online account up to date? Krijg je een “401 Unauthorized” foutmelding; check dan eerst of je in de software ingelogd bent bij eHerkenning. Ben je ingelogd en krijg je nog steeds deze melding, log dan online bij EP-Online in en controleer of je accountgegevens en ook je NTA 8800 examens correct doorgevoerd zijn. Klopt alles en krijg je nog steeds deze foutmelding, neem dan contact op met EP-Online.

Inschrijvingsnummer klopt niet

We horen van meerdere klanten dat het inschrijfnummer op het label niet klopt. Als adviseur kun je deze niet zelf aanpassen, dit komt vanuit de profielgegevens van de EP-online gebruiker en organisatie. Neem contact op met je eigen certificerende instelling, alleen zij kunnen dit opgeven of aanpassen in EP-online. Het inschrijfnummer op het label is het Referentienummer CI bij de profielgegevens van EP-online organisatie.

Oude registratie uit 2020 vervangen

Het kan zijn dat je een oude registratie moet vervangen, bijvoorbeeld omdat er afwijkingen zijn geconstateerd bij een (interne) audit. Als je met de nieuwe EPA NTA 8800 gaat registreren, of je logt op EP-online in met eHerkenning, dan krijg je een foutmelding. Bij de FAQ van de oude EPA software lees je hoe je een oude registratie bij EP-online kunt vervangen.

Op energielabel staat isolatie daken als n.v.t. (versie 8.2)

Op het energielabel wordt de Rc waarde van het dak soms niet goed meegenomen. Dit is het geval als het constructie type ‘Dak plat’ of ‘Dak hellend’ gekozen is. Als je al de constructies met ‘Dak plat’ of ‘Dak hellend’ aanpast naar ‘Dak hellend/plat’ en voor platte daken moet dan de helling en oriëntatie nog ingevuld worden, dan wordt de Rc waarde wel goed meegenomen op het voorblad van het energielabel.

Kom je er toch niet uit? Stuur dan je vraag met het epa- en monitorbestand naar epa@vabi.nl.

Energielabel (pdf)

Het energielabel wordt door RvO aangemaakt. Als je vanuit de software de Vabi Registratietool hebt gebruikt, dan wordt deze na succesvolle registratie opgeslagen in de Windows temp map. Je kunt daar naar toe bladeren door in Windows Verkenner %temp% in te typen, zie afbeelding. Per registratie wordt een map aangemaakt “MonitoringFiles” met een datum en tijd vermelding, bijvoorbeeld “MonitoringFiles(date 2021.01.05 – time 16.02.12)”. In de map zijn het monitorbestand en energielabel te vinden. Je kunt deze zelf naar gewenste (netwerk)locatie kopiëren.

Mocht submap MonitoringFiles niet meer beschikbaar zijn, of het is niet gelukt het energielabel te ontvangen vanuit de registratietool, dan is het energielabel terug te vinden in de e-mail die RvO stuurt en door in te loggen op EP-online.

Het monitorbestand in de submap MonitoringFiles wordt na een succesvolle registratie verrijkt met de gegevens die van RvO teruggestuurd worden. Je kunt dit bestand niet gebruiken om opnieuw te registreren. Het aanmaken van een monitorbestand voor registratie kan via de software bij de resultaten van het object.

Als je het monitorbestand via de portal EP-online registreert, dan moet je zelf het energielabel downloaden en het registratienummer overnemen in de software. Niet vergeten daarna op te slaan.

Veelgestelde vragen over het energielabel


Meerdere BAG verblijfsobject id's
Voor utiliteit kan een energielabel opgesteld worden voor een gebouw waar meerdere verblijfsobjecten onder vallen. Ook bij oplevering van een woongebouw vul je alle onderliggende verblijfsobjecten in. Bij niet-zelfstandige wooneenheden is het ook mogelijk om een energielabel te maken voor meerdere verblijfsobjecten. En bij maatwerkadvies is het ook bij bestaande bouw mogelijk een woongebouw in zijn geheel te registreren, met alle onderliggende verblijfsobjecten. Voor andere woningbouw situaties is het niet mogelijk om meerdere verblijfsobjecten onder één registratie te verwerken.

Met het + kun je meer velden toevoegen om meer id’s in te kunnen vullen. Het adres dat op het voorblad van het energielabel komt te staan, is van het eerste / bovenste verblijfsobject. Dat adres vul je ook in bij Vabi EPA.

Sinds najaar 2021 worden alle adressen ook als bijlage op het energielabel genoemd. Op het voorblad wordt het eerste verblijfsobjectID overgenomen en op de bijlage staan alle adressen:

Meerdere BAG pand id's
Het gebouw waar ik een energielabel voor maak, heeft meerdere pand ID’s in BAG.

Bestaat de thermische zone uit meerdere pand-ID’s? Laat dan het pand-ID leeg en vul alle verblijfsobject ID’s in. NB! Dit moet dan wel om 1 gebouw gaan, het is niet de bedoeling om meerdere, afzonderlijke gebouwen onder 1 energielabel te registreren.

Ik krijg geen energielabel voor een woongebouw met niet-zelfstandige wooneenheden
Voor een woongebouw wordt nooit een energielabel gemaakt door RvO, ook niet voor een woongebouw met zelfstandige wooneenheden. Als de wooneenheden geen eigen keuken hebben, maar een gedeelde keuken (evt. incl. woonkamer) per bijv. 8 kamers, dan gelden die 8 kamers + gezamenlijke keuken als 1 wooneenheid. En per wooneenheid moet je een energielabel maken. Het gebouwtype is dan ‘Woning in een appartementencomplex met niet-zelfstandige wooneenheden met eigen adressen’, of ‘Eengezinswoning met niet-zelfstandige wooneenheden met eigen adressen’, bijvoorbeeld voor zorgwoningen.

Ik krijg een foutmelding over adresgegevens, Pand ID, VBO ID, etc.

Over adresgegevens correct invullen leggen we meer uit op deze webpagina.

Kom je er toch niet uit? Stuur dan je vraag met het epa- en monitorbestand naar epa@vabi.nl. 

Zonnepanelen en koeling
Mijn zonnepanelen e.o. koeling komt niet goed op het label te staan.

We geven de gegevens van de grootste rekenzone door. In verschillende versies zijn verbeteringen gedaan, om ook de gegevens van kleinere rekenzone door te geven. Met een nieuwere softwareversie kun je het energielabel vervangen, als de vervangingstermijn van 1 week verstreken is, kun je verlenging daarvan aanvragen bij RvO. We zijn nog steeds bezig om minder vaak voorkomende situaties ook goed te laten lopen. Twijfel je of je al kunt vervangen, stuur dan het epa-bestand naar ons op, dan kunnen wij in de testomgeving controleren hoe het energielabel met de meest recente softwareversie, of soms al de aankomende update er uit komt te zien.

Opnamedetails

De persoons en bedrijfsgegevens die onder opnamedetails getoond worden, worden overgenomen uit de profielgegevens van EP-online van de gebruiker en de organisatie (certificaathouder). Het inschrijfnummer is het referentienummer CI van de certificaathouder.

Warmtebehoefte in wintermaanden

  • EPA-W

Op de voorzijde van het label komt te staan of de woning (in de wintermaanden) een lage, gemiddelde of hoge warmtebehoefte heeft. Om te bepalen in welke categorie de woning valt wordt gekeken naar de uitkomst van de netto warmtebehoefte (WB), dat is dezelfde waarde om te toesten of een woning aan de standaard voldoet.

De grenswaarden of een woning valt in de categorie laag/gemiddeld/hoog zijn afgeleid van de formules van de Standaard. De ‘Standaard voor woningen tot en met 1945’ is namelijk zo gedefinieerd dat woningen die aan die Standaard voldoen, geschikt zijn voor een MT-verwarmingssysteem. Voldoet een woning aan de ‘Standaard voor woningen vanaf 1945’, dan is de woning zo goed geïsoleerd dat een LT-verwarmingssysteem toegepast kan worden.

Op de voorzijde van het energielabel is dit vertaald naar drie warmtebehoefte klasses: laag, gemiddeld en hoog. In de grafieken hieronder is weergegeven wanneer een woning in een van deze drie klassen valt.

Bron: RvO

NB: bij het bepalen van de warmtebehoefte klasses wordt dus niet gekeken naar het bouwjaar van de woning. Er wordt alleen gekeken naar de warmtebehoefte en de compactheid. Op basis van die twee parameters komt er laag/gemiddeld/hoog op het label te staan.

Het kan dus voorkomen dat een zeer goed geïsoleerde woning uit 1930 toch de aanduiding ‘laag’ op het label krijgt te zien, en andersom kan ook: een niet nageïsoleerde woning uit 1960 kan in de categorie ‘hoog’ vallen.

Bron: RvO

Berekening
Op basis van onderstaande formules wordt bepaald of de woning valt in de warmtebehoefte categorie ‘laag’, ‘gemiddeld’ of ‘hoog’:

Bron: RvO

Risico op hoge binnentemperaturen in de zomermaanden

  • EPA-W

De TO juli indicator komt terug op het energielabel bij het risico op hoge binnentemperaturen in de zomermaanden. Net als de TO juli eis voor een omgevingsvergunning is de grenswaarde voor risico op het label ook 1,2.

Uitzondering daarop zijn woningen met ongeïsoleerde daken (Rc < 2,5 m2K/W en totaal dakoppervlak ≥ 10 m2). RvO geeft aan dat de TOjuli indicator in die situatie onvoldoende nauwkeurig is. Bij matig of ongeïsoleerde daken wordt de TO juli berekening daarom niet overgenomen en wordt altijd op het label aangegeven dat het risico hoog is, ook als er koeling in de woning is toegepast. Om te voorkomen dat een eventueel inpandig balkon van de bovenburen als een ongeïsoleerd dak beschouwd wordt, wordt bij een totaal dakoppervlak kleiner dan 10 m2 wel de TO juli indicator aangehouden.

Als er een GTO berekening gemaakt is, dan wordt de GTO berekening altijd overgenomen voor de vermelding van het risico op hoge binnentemperaturen in de zomermaanden en geldt bovenstaande uitzondering voor woningen met ongeïsoleerde daken niet.

Representativiteit

Registreren woningen o.b.v. representativiteit

  • EPA-W
Gebruik van representativiteit is aan strenge voorwaarden gebonden, moet met een stevige steekproef onderbouwd worden en het moet zorgvuldig worden vastgelegd in het projectdossier. Volg hoofdstuk 17 van het opnameprotocol, zie publicaties hieronder.

Als representativiteit is aangetoond en vastgelegd in het projectdossier, kun je in Vabi EPA op de volgende wijze registreren. Bij Object – Algemeen kun je onder de groupbox ‘Registratigegevens invoer’ het vinkje aanzetten bij ‘Representatieve woningen’, zie afbeelding hierboven. Je kunt de adressen invullen in Vabi EPA, of je kunt deze in Excel invullen. Maak een template aan met de knop ‘CSV exprot / template’. Open dat bestand in MS Excel, vul alle woningen in die hetzelfde zijn als de woning van het te registreren adres en sla dit bestand op (als csv-bestand). In Vabi EPA kun je de gegeven ophalen met de knop ‘CSV import’. Als je de BAG gegevens nog niet had ingevuld, kun je die tot slot toevoegen.

Vervolgens kun je via de knop registreren zowel het ingevulde adres (de representatieve woning) als de zojuist ingevulde adressen (de gelijkende woningen) registreren door deze toe te voegen. Na registratie worden de adressen van de representatieve woningen vastgelegd bij de Registratiegegevens EP-online in EPA, zie afbeelding hieronder.

Is het adres al geregistreerd? Dan kun je gelijkende woningen invullen via ‘energielabel uitbreiden’ registreren. NB! de opnamedatum moet daarbij hetzelfde blijven als bij de oorspronkelijke registratie van de representatieve woningen.

Het energielabel van de gelijkende woning is exact gelijk aan de representatieve woning, ook het registratienummer is hetzelfde. In tegenstelling tot ouderen energielabels, staat sinds 2021 niet op het energielabel vermeld dat representativiteit toegepast is, ook niet welke woning representatief is.

Oplevering nieuwbouw

Als er eerder een vergunningsaanvraag met NTA 8800 gedaan is, dan moet deze middels provisional ID gekoppeld worden. Verder kan hetzelfde proces gevolgd worden als hierboven beschreven.

Aanvraag omgevingsvergunning

Voor de aanvraag van de omgevingsvergunning is het niet mogelijk om gebruik te maken van representativiteit. Dit heeft verschillende redenen.

  1. De spelregels zijn streng voor gelijkende woningen. Het is in deze fase nog onbekend of hieraan voldaan gaat worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de opties zoals een uitbouw die de koper nog kan nemen.
  2. Het vervangen van Energielabels gaat niet altijd even makkelijk. Als de lijst van gelijkende woningen anders is, is het vaak nodig om de Energielabels handmatig in te trekken.

Voor de aanvraag omgevingsvergunning is het daarom nodig om alle woningen als uniek te registreren.

 

In onze EPA academy staat deze functionaliteit uitgelicht.

Publicaties
Representatieve woningen
ISSO 82.1 hoofdstuk 17

Maatwerkadvies

Registreren maatwerkadvies

  • MWA

Om een maatwerkadvies te kunnen registreren, moet je net als voor een energielabel / BENG registratie, gecertificeerd zijn. Als alle stappen voor een maatwerkadvies doorlopen zijn en alle objecten hebben een opnamedatum voor maatwerkadvies, kan deze in het Varianten-scherm geregistreerd worden, zie afbeelding. Na registratie worden het registratienummer de -datum bij het object vastgelegd. Vergeet niet het bestand op te slaan om deze gegevens te bewaren.

Terug naar Objecten