Inloggen klantportaal

1. Open de mail van Vabi platform (onderwerp: ‘Account aangemaakt voor het nieuwe Vabi platform’) en klik op Account afronden.
   In de browser wordt nu een venster geopend om je account af te ronden.
2. Vul in stap 1 jouw voor- en achternaam in en klik op Volgende stap >.
3. Check je e-mailadres bij stap 2 (je kunt dit niet veranderen). Klopt het niet? Neem dan contact op met de technisch beheerder van jouw organisatie.
4. Als je e-mailadres klopt, kies dan een wachtwoord. Dit moet voldoen aan de eisen op het scherm. Voer het wachtwoord opnieuw in bij ‘herhaal wachtwoord’.
5. Klik op ‘account afronden’.
6. Je account is nu afgerond. Je kunt nu inloggen in het nieuwe Vabi platform met het zojuist aangemaakte account.

Met je persoonlijke account kun je inloggen in het nieuwe platform. Hiervoor heb je alleen je e-mailadres en wachtwoord nodig. Als je je wachtwoord vergeten bent, klik dan op ‘wachtwoord vergeten’ onder het inlogformulier om een nieuw wachtwoord te maken.

Als je je wachtwoord niet meer weet, kan je deze makkelijk opnieuw instellen. Vul je e-mailadres in en klik op ‘Verstuur reset e-mail’. Als jouw e-mailadres bij ons bekend is, krijg je een e-mail om je wachtwoord te resetten. Volg daarna deze stappen:

1. Open de mail van Vabi platform (onderwerp: ‘Wachtwoord opnieuw instellen’) en klik op ‘Nieuw wachtwoord aanmaken’.
   In de browser wordt nu een venster geopend om je wachtwoord te resetten
2. Verzin een nieuw wachtwoord, vul deze twee keer in. Je wachtwoord moet voldoen aan de eisen die op het scherm staan.
3. Als je je wachtwoord tweemaal hebt ingevuld kun je dit afronden door op Wachtwoord resetten te klikken.
4. Zodra het resetten gelukt is, verschijnt er in de hoek rechtsonder een groene melding dat het resetten is gelukt. Nu kun je meteen inloggen met je nieuwe wachtwoord.

Op je profielpagina kun je je gegevens wijzigen. Dit doe je door op ‘wijzigen’ te klikken naast je profielgegevens. Er opent dan een venster waar je aanpassingen kunt maken. Na het opslaan zie je rechtsonder een bevestiging dat je gegevens zijn bijgewerkt.

Wanneer je bent ingelogd is het mogelijk om je wachtwoord te wijzigen. Klik hiervoor op de knop Wachtwoord wijzigen. Er verschijnt een klein venster waar je je huidige wachtwoord en tweemaal het nieuwe wachtwoord kunt invullen.

Om uit te loggen, ga je naar het account menu boven in het scherm. Klik op je naam om het menu te openen en kies ‘uitloggen’.

Als je zeker weet dat je je account niet meer nodig hebt, kun je deze zelf verwijderen. Dit kan alleen als je geen licenties meer hebt en niet de contactpersoon van je organisatie bent. Onderaan je profielpagina staat dan een rode knop om je account te verwijderen. Als deze knop er niet is, kun je je account niet zelf verwijderen.

In het Vabi platform is een overzicht te vinden van alle gebruikers die behoren tot de organisatie waar jij administrator voor bent. In de onderstaande afbeelding is te zien hoe het klantportaal er uitziet de eerste keer dat je als administrator inlogt.

Om te zorgen dat een gebruiker een eigen Vabi profiel krijgt, moet je deze gebruikers uitnodigen voor de juiste organisatie. Om een gebruiker uit te nodigen doorloop je de volgende stappen:

1. Klik op ‘Gebruiker uitnodigen’ rechtsboven het overzicht met alle gebruikers.
2. Vul het e-mailadres van de gebruiker in.
3. Ook is het mogelijk om alvast een licentie te selecteren voor deze gebruiker. 
4. Klik op ‘Gebruiker uitnodigen’ om de uitnodiging per mail te versturen. 

De gebruiker ontvangt een e-mail om zijn account aan te maken. Op het moment dat het e-mailadres al bij ons bekend is, wordt de nieuwe licentie automatisch toegevoegd aan het bestaande account van deze gebruiker. De gebruiker krijgt hierover een bericht. 

Als je een gebruiker hebt uitgenodigd, zie je deze terug in het gebruikersoverzicht met de status ‘Uitnodiging verstuurd’. Wil je de uitnodiging intrekken? Klik dan op de drie puntjes aan de rechterkant van de tabel van de desbetreffende gebruiker. Selecteer hier de actie ‘Uitnodiging intrekken’. De uitnodiging wordt dan geannuleerd en de link in de e-mail werkt niet meer.

Wanneer je een licentie aan een gebruiker wilt toewijzen of een licentie wilt veranderen, dan is dat mogelijk via het Vabi platform. Klik op de knop organisatie beheren en kies voor de actie ‘Licenties beheren’. Een doorloop de stappen die onder de afbeelding te vinden zijn:

1. Selecteer in de eerste stap de applicatie (type product) waar het om gaat. Als er maar één applicatie is, dan wordt deze automatisch geselecteerd en ga je direct door naar de licentie keuze.
2. Selecteer hier welke licentie je wilt beheren. Er zijn ook licenties die een afhankelijkheid hebben. Deze staan onder de andere licentie. Het betekent dat de bovenstaande licentie nodig is om de huidige licentie te selecteren. Selecteer je een afhankelijke licentie, dan wordt er bij het overzicht van gebruikers (de volgende stap) gekeken welke gebruikers de basislicentie hebben.
3. Wijs per gebruiker toe wie deze gekozen licentie krijgt.
4. Als je klaar bent met aanpassen, klik op ‘Opslaan’. Herhaal deze stappen als je meer licenties wilt beheren.
5. Na het opslaan zie je rechtsonder een bevestiging dat de licenties succesvol zijn aangepast.

Om gegevens van een gebruiker te zien of te wijzigen, klik je in het gebruikersoverzicht op de naam van de gebruiker. Je gaat dan naar het profiel van deze gebruiker, waar je gegevens kan aanpassen en licenties per organisatie kan beheren.

Ben je op zoek naar een specifieke gebruiker of een subset aan gebruikers? Daarvoor is het mogelijk om een gebruiker te zoeken via het zoekveld of het overzicht te filteren. Om te zoeken kun je gebruik maken van het zoekveld. Het is mogelijk om te zoeken op (een deel van) de naam en het e-mailadres.

Als je wilt filteren, kun je op de filter knop klikken. Er verschijnen filter opties om de lijst te beperken. Als je op de knop ‘Toon resultaten’ klikt, worden de filters toegepast in het overzicht. Ververs de pagina om de filters te verwijderen of klik op ‘Alles wissen’ in het filtervenster.

Als een gebruiker niet meer bij je organisatie hoort of het account niet meer nodig is, kan je deze verwijderen. Dit doe je door in het overzicht op de drie puntjes te klikken en ‘Verwijderen’ te kiezen. Zo is de gebruiker niet meer zichtbaar en kunnen er geen licenties meer aan gekoppeld worden.

Heb je per ongeluk een verkeerd type gebruiker aangemaakt of krijgt je organisatie een extra beheerder? Daarvoor is het mogelijk om het accounttype van een gebruiker te wijzigen. Deze actie is te vinden door bij een gebruiker op de drie puntjes te klikken in het overzicht. Als je op de actie klikt, verschijnt er een venster waarbij het accounttype gewijzigd kan worden.

Voor een organisatie is een financieel en contactpersoon benodigd. Deze contactpersonen worden door Vabi gebruikt om contact te zoeken met jullie organisatie. Een financieel contactpersoon wordt benaderd over financiële zaken terwijl een technisch contactpersoon benaderd wordt over update voor de software of specifieke vragen over gebruiker of licenties. Zorg er te allen tijde voor dat deze gegevens up-to-date zijn.

Het wijzigen van een financieel en technisch contactpersoon is mogelijk via het systeem. Klik hiervoor op ‘wijzigen’ bij de organisatiegegevens. Er opent zich dan een venster waarin het mogelijk is om de financieel en technisch contactpersoon te selecteren uit een lijst met gebruikers. Deze gebruikers zijn alle gebruikers van het type administrator. Als de financieel en technisch contactpersoon dezelfde personen zijn, dan kan dit worden aangegeven door middel van het vinkje onder in het venster.

Vanaf het organisatieprofiel is het mogelijk om te zien welke gebruikers een licentie hebben toegewezen. Ook is het hier mogelijk om te zien of er nog niet toegewezen licenties zijn. Vanaf hier is het heel eenvoudig om een licentie toe te wijzen. Hiervoor hoef je alleen maar op de knop ‘Licenties beheren’ of op de blauwe knop ‘licentie beheren’ te klikken. Hierna opent een venster waarin je de juiste gebruikers kan selecteren.

Wanneer extra licenties benodigd zijn, is het mogelijk om deze via de Vabi webshop aan te schaffen.