Onderwerpen binnen :

Op deze pagina van de online help van Vabi EPA lees je alles wat je moet weten om een energielabel, BENG-berekening of maatwerkadvies wilt registreren. Van eHerkenning en de Vabi registratietool tot foutmeldingen en veel gestelde vragen. Ook komt een stuk achtergrond aan bod, over de informatie die op het energielabel van woningen getoond wordt, zoals de warmtebehoefte en het risico op oververhitting. Via de hoofdstukken bovenaan de pagina spring je snel door de webpagina.

Bekijk verderop op deze pagina de foutmeldingen tijdens het registreren.

Kom je er toch niet helemaal uit, neem dan contact met ons op.

Mail naar epa@vabi.nl

Of bel 015​​​​ – 2133174

Handleiding EP-online

Handleiding EP-Online.nl voor energieadviseurs
RvO.nl
Handleiding EP-online.nl voor EP-adviseurs versie 9.0 (juni 2024)
EP-online
Controleer EP-online voor recentste versie

Registreren

eHerkenning niveau 3

Vanaf 1 januari 2021 heeft het bedrijf dat de energielabels registreert, een eHerkenningsmiddel nodig. Het eHerkenningsmiddel is een soort DigiD voor bedrijven. Veel bedrijven gebruiken dit al bij het UWV en de Belastingdienst. Binnen het eHerkenningsmiddel van je bedrijf kun je voor meerdere personen een eigen persoonsgebonden eHerkenning aanvragen, met elk hun eigen rechten.

Om energielabels te registreren heb je minimaal eHerkenning niveau 3 nodig. Inloggen doe je met je gebruikersnaam, wachtwoord, aangevuld met een telefoonnummer om SMS berichten te ontvangen. De leverancier waar je de eHerkenning afneemt dient “RVO diensten op niveau eH3” beschikbaar te maken voor jouw account.

Er zijn verschillende aanbieders van eHerkenningsmiddelen, via deze website kun je de verschillende aanbieders met elkaar vergelijken. Let hierbij op de inlogmethode, de aanvraagprocedure, de doorlooptijd, de vervangprocedure en de helpdesk. Van aanschaf tot gebruik kan enige tijd duren; het aanvangsproces kan zo’n 4 weken duren. Begin dus op tijd met de selectie.

Registratietool

Vanuit de software kun je één of meerdere objecten registreren. Door op de knop registreren te klikken, wordt de registratietool in een apart venster gestart, zie afbeelding. Vervolgens moet je inloggen met eHerkenning.  Je kunt kiezen of je wilt registreren, vervangen, herlabelen of uitbreiden. Klik op de knop ‘Uitvoeren’ om de gegevens naar EP-online te verzenden.

Energielabel registreren
Registreren: Kies voor deze optie als u een nieuw energielabel of energieprestatieberekening wilt registreren. EP-Online maakt dan een nieuw registratienummer aan voor een nieuwe combinatie van opnamedatum en adres.

Energielabel uitbreiden
Uitbreiden: Kies voor deze optie wanneer u vergelijkbare woningen wilt registreren op basis van een reeds geregistreerd representatief gebouw(deel). Dit kan alleen als dezelfde opnamedatum is meegegeven. Voor het toepassen van representativiteit en de dossiervorming, zie Representativiteit.

Energielabel vervangen
Vervangen: Kies voor deze optie wanneer u nagekomen informatie, fouten en/of bevindingen uit een in- of externe audit wilt herstellen en verwerken in een registratie en de opnamedatum gelijk blijft. Alle informatie van de eerdere registratie wordt overschreven, alleen het registratienummer verandert niet. De registratiedatum wijzigt naar moment van vervangen. Let op, bij een vervanging is het niet mogelijk om een adres en/of opnamedatum aan te passen.
Binnen de standaard vervangingsperiode van 7 dagen voor bestaande bouw en oplevering, en 60 dagen voor de status vergunningsaanvraag/melding WKB, kunt u zonder toestemming de registratie vervangen. Wilt u na deze standaard periode nog vervangen? Dan kunt u in EP-Online een verzoek indienen voor extra vervangrechten, zie via publicaties hierboven de EP-online handleiding paragraaf 4.4.
De registratie moet gedaan worden door dezelfde EP-adviseur, als dat niet mogelijk is, kan bij RvO rechten aangevraagd worden om door een andere adviseur te vervangen.

Lees hier meer over vervangen van een registratie

Energielabel herlabelen
Herlabelen: Kies voor deze optie wanneer u later aangebrachte maatregelen wil verwerken in een registratie, conform de voorwaarden zoals beschreven in de BRL9500. Alle informatie van de vorige registratie wordt overschreven, alleen het registratienummer verandert niet. De registratiedatum wijzigt naar moment van herlabelen. Bij herlabelen is het niet mogelijk om een adres en/of opnamedatum aan te passen.
Om een registratie te kunnen herlabelen heeft u rechten nodig, zie via publicaties hierboven de EP-online handleiding paragraaf 4.5.
In tegenstelling tot Vervangen, kan Herlabelen wel door een collega gedaan worden die voor dezelfde Certificaat Houder (CH) werkt.

Lees hier meer over herlabelen van een registratie.

Registratie maatwerkadvies
Een maatwerkadvies kan alleen (opnieuw) geregistreerd worden. Deze registratie kan niet worden vervangen of uitgebreid.

Pdf-bestand(en) ophalen
Deze functie kan je alleen gebruiken als het ophalen nog niet gelukt is en je hebt de registratietool nog niet afgesloten. Meer informatie zie Foutmeldingen.

Publicaties
Representatieve woningen
ISSO 82.1 hoofdstuk 17

 

Na inloggen is de ’token’ 8 uur geldig. Je kan dus 8 uur lang registreren zonder opnieuw te hoeven in te loggen. Rechts kun je zien tot wanneer de token geldig is. Wil je eerder uitloggen, bijvoorbeeld om met een ander account in te loggen, klik dan rechts op de knop ‘Uitloggen’.

Als je opnieuw moet inloggen, wordt de leverancier van het eHerkenningsmiddel -waarmee je eerdere ingelogd was- tijdelijk bewaard. Wil je met een ander leverancier van eHerkenningsmiddel inloggen, (log eerst uit als je token nog geldig is en) kies bij het inlogscherm onderaan voor Terug of Back. Je kunt dan opnieuw je eHerkenning leverancier kiezen.

Tip. Als je meerdere keren achter elkaar wilt registreren dan kun je tijdelijk je username en wachtwoord op je klembord vastpinnen met ‘Windows toets + v’. Niet vergeten om deze weer te verwijderen als je klaar bent met registreren. Omdat inloggen met de registratietool niet via je internet browser loopt, kun je een gekoppelde wachtwoordenkluis of in je browser opgeslagen wachtwoorden helaas niet gebruiken.
Tip. De sms code die je ontvangt bevat soms hoofdletters. Niet bij alle leveranciers is het overnemen van de code hoofdlettergevoelig, je kunt CapsLock gebruiken, maar dat is niet noodzakelijk.

(Fout)meldingen tijdens het registreren

Ben je bezig met het registeren van je woning of utiliteitsgebouw of maatwerkadvies? Maar loop je ergens tegenaan of krijg je een foutmelding? Wij hebben verschillende tips beschreven die jou snel en makkelijk kunnen helpen.

Pdf-bestand(en) ophalen
We merken dat het helaas niet altijd lukt om het energielabel te ontvangen. De server van RvO doet er dan te lang over om het bestand aan te maken, bijvoorbeeld als er veel registraties tegelijkertijd plaatsvinden. De registratietool geeft dan een melding van, zie linker afbeelding hieronder. Geregistreerd is dan afgevinkt, maar Pdf heeft geen vinkje. Heb je het energielabel niet direct nodig , dan kun je deze melding negeren en de registratietool afsluiten. Wil je wel graag direct downloaden, klik dan opnieuw op de knop Uitvoeren (zie rechter afbeelding hieronder), de software heeft bij deze fout automatisch de actie aangepast naar Pdf-bestand(en) ophalen. NB! Je kunt deze actie alleen gebruiken als de registratietool na de registratie nog niet is afgesloten. Heb je de registratietool toch al afgesloten, dan kun je via EP-online het energielabel downloaden nadat je bent ingelogd, of opslaan vanuit de e-mail van RvO.

Vervangen van een energielabel mag alleen met de versie waarmee het energielabel initieel is geregistreerd.

Bij vervangen van een energielabel die geregistreerd is met versie 8.x, versie 9.x of 10.x, krijg je van EP-online de volgende foutmelding:

Vervangen van een energielabel mag alleen met de versie waarmee het energielabel initieel is geregistreerd.

Op de download pagina kun je de voorgaande versies opnieuw downloaden en volg het stappenplan voor het installeren van 2 verschillende EPA versies.

Geen postcode
Als het gebouw geen postcode heeft, dan kun je de gemeente vragen de postcode toe te voegen aan BAG. Dat kan eventueel via het potloodje bij de BAGviewer.

PostNL is verantwoordelijk voor postcodes en geeft derhalve postcodes uit. Zij geven echter geen postcodes uit aan verblijfsobjecten met het gebruiksdoel “overige gebruiksfunctie”. Het is voor het gebouw uit de link bijvoorbeeld, daarom niet mogelijk om een postcode toe te voegen aan de nummeraanduiding.

Mogelijk is er een (hoofd)gebouw waar het energielabel op geregistreerd kan worden. Door adres en BAG id’s van het hoofdgebouw te gebruiken kan en bij detailaanduiding een gebouwkenmerk in te vullen (het adres bijvoorbeeld). Of neem contact op met RvO voor een eventuele oplossing om alsnog te kunnen registreren.

Invalide karakter gevonden in XML
De foutmelding geeft aan “Invalide karakter gevonden in XML. Karakter met hexadecimale waarde 0x1E op regel … positie ….”
Bij het kopiëren van tekst uit pdf’s (bijvoorbeeld uit de databank van BCRG) bij bijv. de opmerkingen, Merk of Type, komen soms ongeldig tekens voor waar xml niet mee overweg kan. In de software zijn deze ongeldige tekens meestal ook niet zichtbaar. Stuur een email met het epa-bestand naar op naar epa@vabi.nl, zodat wij dit ongeldige leesteken kunnen verwijderen.

Foutmelding adres

Is het adres goed ingevuld? Krijg je een foutmelding over het adres, check dan als eerste online met behulp van het BAG nummer of deze klopt en goed is ingevuld. Het adres “Voorbeeldstraat 19 A 15” geef je bijvoorbeeld als volgt op:

Als het adres nog onbekend is, bij een omgevingsvergunning, dan moet je alle velden leeg maken.

EP-online account – 401 Unauthorized

Is je EP-Online account up to date? Krijg je een “401 Unauthorized” foutmelding, check dan eerst of je in de software ingelogd bent bij eHerkenning. Ben je ingelogd en krijg je nog steeds deze melding, log dan in bij de website EP-Online en controleer of je accountgegevens en ook je NTA 8800 examens correct doorgevoerd zijn. Klopt alles en krijg je nog steeds deze foutmelding, neem dan contact op met EP-Online.

Inschrijvingsnummer klopt niet

We horen van meerdere klanten dat het inschrijfnummer op het label niet klopt. Als adviseur kun je deze niet zelf aanpassen, dit komt vanuit de profielgegevens van de EP-online gebruiker en organisatie. Neem contact op met je eigen certificerende instelling, alleen zij kunnen dit opgeven of aanpassen in EP-online. Het inschrijfnummer op het label is het Referentienummer CI bij de profielgegevens van EP-online organisatie.

The 'Letter' element is invalid - The value '3' is invalid according to its datatype)
Vanaf Vabi EPA versie 9.0 moet in het monitorbestand de huisletter en de huisnummer toevoeging apart in het monitorbestand worden doorgegeven. Als een adres geen huisletter heeft, maar wel een huisnummer toevoeging, gebruik dan voorafgaand een streepje.

Op energielabel staat isolatie daken als n.v.t. (geregistreerd in 2021 met versie 8.2)

Op het energielabel wordt de Rc waarde van het dak soms niet goed meegenomen. Dit is het geval als het constructie type ‘Dak plat’ of ‘Dak hellend’ gekozen is. Als je al de constructies met ‘Dak plat’ of ‘Dak hellend’ aanpast naar ‘Dak hellend/plat’ en voor platte daken moet dan de helling en oriëntatie nog ingevuld worden, dan wordt de Rc waarde wel goed meegenomen op het voorblad van het energielabel.

Kom je er toch niet uit? Stuur dan je vraag met het epa- en monitorbestand naar epa@vabi.nl.

Energielabel (pdf)

Het energielabel wordt door RvO aangemaakt. Als je vanuit de software de Vabi Registratietool hebt gebruikt, dan wordt deze na succesvolle registratie opgeslagen in de Windows ’temp’ map. Je kunt daar naar toe bladeren door in Windows Verkenner %temp% in te typen, zie afbeelding. Per registratie wordt een map aangemaakt “MonitoringFiles” met een datum en tijd vermelding, bijvoorbeeld “MonitoringFiles(date 2021.01.05 – time 16.02.12)”. In de map zijn het monitorbestand en energielabel te vinden. Je kunt deze zelf naar gewenste (netwerk)locatie kopiëren.

Werk je voor een woningcorporatie, of werk je zelf met Assets Energie. De opgeslagen bestanden hebben de juiste naam om gekoppeld te worden met Vabi Assets Energie als deze in de documentbeheermap geplaatst worden. Handig, je hoeft de bestandsnamen dus niet meer aan te passen.

Mocht submap MonitoringFiles niet meer beschikbaar zijn, of het is niet gelukt het energielabel te ontvangen vanuit de registratietool, dan is het energielabel terug te vinden in de e-mail die RvO stuurt en door in te loggen op EP-online.

Veelgestelde vragen over het energielabel


Meerdere BAG verblijfsobject id's
Voor utiliteit kan een energielabel opgesteld worden voor een gebouw waar meerdere verblijfsobjecten onder vallen. Ook bij oplevering van een woongebouw vul je alle onderliggende verblijfsobjecten in. Bij niet-zelfstandige wooneenheden is het ook mogelijk om een energielabel te maken voor meerdere verblijfsobjecten. En bij maatwerkadvies is het ook bij bestaande bouw mogelijk een woongebouw in zijn geheel te registreren, met alle onderliggende verblijfsobjecten. Voor andere woningbouw situaties is het niet mogelijk om meerdere verblijfsobjecten onder één registratie te verwerken.

Met het + kun je meer velden toevoegen om meer id’s in te kunnen vullen. Het adres dat op het voorblad van het energielabel komt te staan, is van het eerste / bovenste verblijfsobject. Dat adres vul je ook in bij Vabi EPA.

Sinds najaar 2021 worden alle adressen ook als bijlage op het energielabel genoemd. Op het voorblad wordt slechts 1 adres getoond en op de bijlage staan alle adressen:

Meerdere BAG pand id's
Het gebouw waar ik een energielabel voor maak, heeft meerdere pand ID’s in BAG.

Bestaat de thermische zone uit meerdere pand-ID’s? Laat dan het pand-ID leeg en vul alle verblijfsobject ID’s in. NB! Dit moet dan wel om 1 gebouw gaan, het is niet de bedoeling om meerdere, afzonderlijke gebouwen onder 1 energielabel te registreren.

Ik krijg geen energielabel voor een woongebouw met niet-zelfstandige wooneenheden
Voor een woongebouw wordt nooit een energielabel gemaakt door RvO, ook niet voor een woongebouw met zelfstandige wooneenheden. Als de wooneenheden geen eigen keuken hebben, maar een gedeelde keuken (evt. incl. woonkamer) per bijv. 8 kamers, dan gelden die 8 kamers + gezamenlijke keuken als 1 wooneenheid. En per wooneenheid moet je een energielabel maken. Het gebouwtype is dan ‘Woning in een appartementencomplex met niet-zelfstandige wooneenheden met eigen adressen’, of ‘Eengezinswoning met niet-zelfstandige wooneenheden met eigen adressen’, bijvoorbeeld voor zorgwoningen.

Woning en utiliteitsfunctie in één gebouw

Het gebouw waar ik een energielabel voor maak, heeft zowel een utiliteit en woning functie en slechts één ingang.

Heeft u slechts één ingang? Dan kunt u het energielabel voor utiliteit en woning ‘gewoon’ beide afmelden op hetzelfde adres.

Ik krijg een foutmelding over adresgegevens, Pand ID, VBO ID, etc.

Over adresgegevens correct invullen leggen we meer uit op deze webpagina.

Kom je er toch niet uit? Stuur dan je vraag met het epa- en monitorbestand naar epa@vabi.nl. 

Opnamedetails

De persoons- en bedrijfsgegevens die onder opnamedetails getoond worden, worden overgenomen uit de profielgegevens van EP-online van de gebruiker en de organisatie (certificaathouder). Het inschrijfnummer is het referentienummer CI van de certificaathouder.

Warmtebehoefte in wintermaanden

  • EPA-W

Op de voorzijde van het label komt te staan of de woning (in de wintermaanden) een lage, gemiddelde of hoge warmtebehoefte heeft. Om te bepalen in welke categorie de woning valt wordt gekeken naar de uitkomst van de netto warmtebehoefte (WB), dat is dezelfde waarde om te toesten of een woning aan de standaard voldoet.

De grenswaarden of een woning valt in de categorie laag/gemiddeld/hoog zijn afgeleid van de formules van de Standaard. De ‘Standaard voor woningen tot en met 1945’ is namelijk zo gedefinieerd dat woningen die aan die Standaard voldoen, geschikt zijn voor een MT-verwarmingssysteem. Voldoet een woning aan de ‘Standaard voor woningen vanaf 1945’, dan is de woning zo goed geïsoleerd dat een LT-verwarmingssysteem toegepast kan worden.

Op de voorzijde van het energielabel is dit vertaald naar drie warmtebehoefte klasses: laag, gemiddeld en hoog. In de grafieken hieronder is weergegeven wanneer een woning in een van deze drie klassen valt.

Bron: RvO

NB: bij het bepalen van de warmtebehoefte klasses wordt dus niet gekeken naar het bouwjaar van de woning. Er wordt alleen gekeken naar de warmtebehoefte en de compactheid. Op basis van die twee parameters komt er laag/gemiddeld/hoog op het label te staan.

Het kan dus voorkomen dat een zeer goed geïsoleerde woning uit 1930 toch de aanduiding ‘laag’ op het label krijgt te zien, en andersom kan ook: een niet nageïsoleerde woning uit 1960 kan in de categorie ‘hoog’ vallen.

Bron: RvO

Berekening
Op basis van onderstaande formules wordt bepaald of de woning valt in de warmtebehoefte categorie ‘laag’, ‘gemiddeld’ of ‘hoog’:

Bron: RvO

Risico op hoge binnentemperaturen in de zomermaanden

  • EPA-W

De TO juli indicator komt terug op het energielabel bij het risico op hoge binnentemperaturen in de zomermaanden. Net als de TO juli eis voor een omgevingsvergunning is de grenswaarde voor risico op het label ook 1,2.

Uitzondering daarop zijn woningen met ongeïsoleerde daken (Rc < 2,5 m2K/W en totaal dakoppervlak ≥ 10 m2). RvO geeft aan dat de TOjuli indicator in die situatie onvoldoende nauwkeurig is. Bij matig of ongeïsoleerde daken wordt de TO juli berekening daarom niet overgenomen en wordt altijd op het label aangegeven dat het risico hoog is, ook als er koeling in de woning is toegepast. Om te voorkomen dat een eventueel inpandig balkon van de bovenburen als een ongeïsoleerd dak beschouwd wordt, wordt bij een totaal dakoppervlak kleiner dan 10 m2 wel de TO juli indicator aangehouden.

Als er een GTO berekening gemaakt is, dan wordt de GTO berekening altijd overgenomen voor de vermelding van het risico op hoge binnentemperaturen in de zomermaanden en geldt bovenstaande uitzondering voor woningen met ongeïsoleerde daken niet.

Representativiteit

Registreren woningen o.b.v. representativiteit

  • EPA-W
Gebruik van representativiteit is aan strenge voorwaarden gebonden, moet met een stevige steekproef onderbouwd worden en het moet zorgvuldig worden vastgelegd in het projectdossier. Volg hoofdstuk 17 van het opnameprotocol, zie publicaties hieronder.

Als representativiteit is aangetoond en vastgelegd in het projectdossier, kun je in Vabi EPA op de volgende wijze registreren. Bij Object – Algemeen kun je onder de groupbox ‘Registratiegegevens invoer’ het vinkje aanzetten bij ‘Representatieve woningen’, zie afbeelding hierboven. Je kunt de adressen invullen in Vabi EPA, of je kunt deze in Excel invullen. Maak een template aan met de knop ‘CSV export / template’. Open dat bestand in MS Excel, vul alle woningen in die hetzelfde zijn als de woning van het te registreren adres en sla dit bestand op (als csv-bestand). In Vabi EPA kun je de gegevens ophalen met de knop ‘CSV import’. Als je de BAG gegevens nog niet had ingevuld, kun je die tot slot toevoegen.

Vervolgens kun je via de knop registreren zowel het ingevulde adres (de representatieve woning) als de zojuist ingevulde adressen (de gelijkende woningen) registreren door deze toe te voegen. Na registratie worden de adressen van de representatieve woningen vastgelegd bij de Registratiegegevens EP-online in EPA, zie afbeelding hieronder.

Is het adres al geregistreerd? Dan kun je gelijkende woningen invullen via ‘energielabel uitbreiden’ registreren. NB! de opnamedatum moet daarbij hetzelfde blijven als bij de oorspronkelijke registratie van de representatieve woningen.

Het energielabel van de gelijkende woning is exact gelijk aan de representatieve woning, ook het registratienummer is hetzelfde. In tegenstelling tot ouderen energielabels, staat sinds 2021 niet op het energielabel vermeld dat representativiteit toegepast is, ook niet welke woning representatief is.

Oplevering nieuwbouw

Als er eerder een vergunningsaanvraag met NTA 8800 gedaan is, dan moet deze middels provisional ID gekoppeld worden. Verder kan hetzelfde proces gevolgd worden als hierboven beschreven.

Aanvraag omgevingsvergunning

Voor de aanvraag van de omgevingsvergunning is het niet mogelijk om gebruik te maken van representativiteit. Dit heeft verschillende redenen.

  1. De spelregels zijn streng voor gelijkende woningen. Het is in deze fase nog onbekend of hieraan voldaan gaat worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de opties zoals een uitbouw die de koper nog kan nemen.
  2. Het vervangen van Energielabels gaat niet altijd even makkelijk. Als de lijst van gelijkende woningen anders is, is het vaak nodig om de Energielabels handmatig in te trekken.

Voor de aanvraag omgevingsvergunning is het daarom nodig om alle woningen als uniek te registreren.

Lees ook onze EPA academy waar deze functionaliteit wordt uitgelicht.

Publicaties
Sneakpreview 9.1 Representatieve woningen registeren
Vabi EPA Academy
Representatieve woningen
ISSO 82.1 hoofdstuk 17

Maatwerkadvies

Registreren maatwerkadvies

  • MWA

Om een maatwerkadvies te kunnen registreren, moet je net als voor een energielabel / BENG registratie, gecertificeerd zijn. Als alle stappen voor een maatwerkadvies doorlopen zijn en alle objecten hebben een opnamedatum voor maatwerkadvies, kan deze in het Varianten-scherm geregistreerd worden, zie afbeelding. Na registratie worden het registratienummer de -datum bij het object vastgelegd. Vergeet niet het bestand op te slaan om deze gegevens te bewaren.

Terug naar Objecten