Licentie- beheergegevens en Documentbeheer
Licentie- en beheergegevens
De Licentie- en beheergegevens is de centrale plek om diverse basis instellingen van Assets Energie in te stellen en te beheren. De in te stellen onderdelen zijn:
- Licentie
- Documentbeheersysteem, bestaande uit:
- Documentbeheermap
- Historie map
- Object dossier
Op deze pagina lees je wat je kan instellen, waar je deze gegevens kan instellen en wat de effecten zijn.
Stappenplan voor het wijzigen van de licentiegegevens
De licentie van Assets Energie wordt als tekstbestand aan de klant aangeleverd. De licentie betreft een productkey. Alle gevraagde velden moeten hiervoor worden ingevuld. Bij het wijzigen van de licentie worden de oude gegevens en de licentiekey overschreven.
Benodigde rechten: systeembeheerder
Stap 1: Open de functie 'Licentie- en beheergegevens' onder menu ‘Beheer’
De licentiekey vul je in bij de klantgegevens, onder menu ‘Beheer’ en vervolgens [Licentie- en beheergegevens].
Stap 2: Bewerk licentie
Neem de gegevens over uit de licentiekey over zoals u deze van ons heeft ontvangen.
Documentbeheersysteem
In het Documentbeheersysteem worden diverse documenten opgeslagen. Hierbij beschik je over het volgende:
- .epa bestanden (projectbestanden van het object. De data is vastgelegd op het moment dat het energielabel vanuit Assets Energie is geregistreerd, daarbij is gelijk een back-up gemaakt van de woning met de data van moment: energielabelregistratie)
- .xml bestanden. Dit betreffen de monitorbestanden van de objecten welke zijn gebruikt om te registreren. De inhoud gebruikt RvO om het energielabel te registreren en het energielabel bestand op te bouwen.
- pdf bestanden. Dit zijn de certificaten die voor de NTA8800 van toepassing waren om het geregistreerde energielabel aan te tonen. (Dit is het leidende bestand voor objecten die geregistreerd zijn volgens het Nader Voorschrift)
- pdf. Het energielabelbestand is het energielabel welke is gegenereerd door RvO op het moment van registreren. Deze zijn er voor registraties volgens de NTA8800.
Vanuit het invoerscherm van de woning zijn de energielabel/certificaat bestanden op te roepen door op de betreffende knop te drukken. Het Documentbeheersysteem bestaat uit een tweetal mappen: De documentbeheermap en de historie map.
De documentbeheermap zou de laatste versie van alle bestanden moeten bevatten. De historie map wordt optioneel gebruikt en wordt gebruikt om de bestanden in op te slaan die vervangen worden in de documentbeheermap.
Stappenplan voor het instellen van de documentbeheermap
Stap 1: Open de functie 'Licentie en beheergegevens' onder menu ‘Beheer’
De documentbeheergegevens vul je in bij de klantgegevens, onder menu ‘Beheer’ en vervolgens [Licentie- en beheergegevens].
Stap 2: Navigeer naar het tabblad 'Documentbeheersysteem voor energiecertificaten'
Klap het tabblad Documentbeheersysteem uit voor energiecertificaten om de opties weer te geven
Stap 3: Vul het UNC-pad van de Bestandsdirectory en Historie dir in
1. Maak van de folder voor de documentbeheermap en de historie dir een shared folder.
2. Zet de vinkjes aan voor het gebruik van submappen en de historie dir
3. Vul bij de documentbeheermap en de historie dir het UNC-pad in
Naamsopbouw van de documenten van het Documentbeheersysteem
Alle documenten in de documentbeheermap hebben een specifieke naamsopbouw nodig om herkend te worden. Assets Energie controleert elke keer bij het openen van een object welke gegevens zijn weggeschreven in de documentbeheermap. Als in Assets Energie het document niet wordt gevonden (zoals een energielabel) wordt de knop ‘grijs’ getoond. Dit betekent niet altijd dat er geen bestand is maar kan betekenen dat de bestandsnaam bijvoorbeeld niet klopt, zie de afbeeldingen:
Assets Energie heeft een energielabel bestand gevonden:
Assets Energie heeft geen energielabel bestand gevonden:
Onderstaande is de naamsopbouw welke worden herkent door Assets Energie.
De benaming van de documenten is altijd opgebouwd uit de POSTCODE + HUISNUMMER + (evt.) TOEVOEGING + (evt.) VOLGNUMMER. Tussen de coderingen worden scheidingsstreepjes gebruikt. In de bestandsnaam komen altijd 3 scheidingsstreepjes voor. Als laatste komt in de bestandsnaam tussen haakjes het type bestand (4 bovengenoemde typen). Enkele voorbeelden zijn:
- 2616LZ-12– (project).epaw
- 2616LZ-6– (Definitief label 860797855).pdf
- 2616LZ-14-a- (monitor).xml
- 2616LZ-16-a-1 (certificaat).pdf
- 2616LZ-12– (bijlage 5).doc