Onderwerpen binnen :

Wat is het ‘documentbeheersysteem’?

In het documentbeheersysteem worden alle documenten opgeslagen, die belangrijk zijn voor het EPBD proces. Je beschikt over de meest recente afgemelde bestanden van al jouw woningen in Assets Energie. Vanuit het invoerscherm van de woning zijn de documenten op te roepen door op de betreffende knop te drukken.

Instellingen

De benodigde instellingen voor het documentbeheersysteem dienen te worden ingevuld bij de licentiegegevens. Om het scherm te openen selecteer je op de menubalk onder [Beheer], [Licentie- en beheergegevens]. Om de instellingen te kunnen openen dienen alle (deel)voorraden gesloten te zijn. Als dit niet het geval is, krijg je automatisch een melding om dit alsnog te doen.

Bij openen verschijnt het scherm ‘Licentiegegevens Vabi klant’. Onder de tekst ‘Documentbeheersysteem voor energiecertificaten’ (zie figuur 4.1) kun je vervolgens de locatie opgeven waar alle bestanden opgeslagen moeten worden. Door ‘Historie dir’ aan te vinken en een locatie te kiezen kun je ervoor zorgen dat oude beheerdocumenten niet verloren gaan. Houd je er wel rekening mee dat dit zorgt voor een grote hoeveelheid aan bestanden, gezien alle (deel)voorraden en alle mutaties van daarin aanwezige woningen hierin bijgehouden worden. Daarnaast kun je een alternatieve locatie voor documentbeheer opgegeven voor het dubbel opslaan van energiecertificaten en bijlagen . Als je werkt met meerdere databases dien je voor elke database een locatie op te geven.

1. Gebruik sub mappen

Bij corporaties met veel woningen in de database, kan de map met documentbeheersysteem veel bestanden omvatten: drie of vier bestanden per (afgemelde) woning. Dit beïnvloedt de snelheid van de server. Om dit te voorkomen kun je gebruik maken van sub mappen in het documentbeheersysteem op basis van het zesde karakter van de postcode. De software maakt dan automatisch gebruik van de sub mappen ‘A’ tot en met ‘Z’. Deze sub mappen worden wanneer nodig automatisch aangemaakt. Voorbeeld: de bestanden van de woning met het adres ‘Kleveringweg 12, 2616LZ te Delft’ wordt in de submap ‘Z’ opgeslagen.
Bestaande bestanden in de root van de documentbeheermap kun je met behulp van de ‘Submap Tool‘ in een keer verplaatsen naar de juiste sub mappen. Je vindt deze tool in de programma map.

2. Geschiedenis bijhouden

De mogelijkheid bestaat om geschiedenis van documenten in het documentbeheersysteem bij te houden. Je vinkt ‘Historie dir’ aan en bladert naar de gewenste bestandslocatie.
Als er nieuwe documenten worden aangemaakt bij afmelden, dan wordt er tegelijkertijd in de ‘Historie dir’ een kopie aangemaakt van het nieuwe bestand, met toevoeging van de aanmaakdatum in de naamgeving. Bijvoorbeeld: “2616LZ-12– (certificaat 16 augustus 2011 09.55.58).pdf.” Als gebruik van sub mappen is aangevinkt, wordt ook in de ‘historie dir’ gebruik gemaakt van sub mappen.

Met het bijhouden van de geschiedenis neemt de benodigde opslagcapaciteit in de loop van de tijd toe.

Mocht je niet vanaf het begin hebben gewerkt met een historie, maar wilt je dat vanaf een bepaald moment wel gaan doen, dan kun je de volgende stappen ondernemen.

  • Maak op een gewenste locatie een directory aan voor het opslaan van de historische bestanden.
  • Kopieer alle bestanden uit de documentbeheerdirectory (die is ingevuld achter “Bestandsdirectory”) naar de zojuist aangemaakte historiedirectory. Werk je in de bestandsdirectory met sub mappen, kopieer deze sub mappen dan mee naar de historie.
  • Vink het vakje “Historie dir” aan.
  • Vul de gewenste locatie voor historische bestanden in.
  • Vanaf nu wordt ieder (op)nieuw aangemaakt document ook opgeslagen in de historiedirectory.

EPBD-documenten

In het documentbeheersysteem worden de volgende bestanden opgeslagen:

  • Bijlage 5: bijlage 4 van ISSO publicatie 82.1 en voorheen genoemd in bijlage 5 van BRL 9500-01 wijzigingsblad (‘Rapportage voor de opdrachtgever’). Dit document is verplicht bij overhandiging van een energielabel opgesteld vòòr 2015.

  • Certificaat: het energielabel (vòòr 2015) of het EI-rapport (vanaf 2015).
    Dit kan ook aangemaakt worden als de woning nog niet afgemeld is (concept certificaat). Het concept certificaat wordt niet opgeslagen in het documentbeheersysteem.
  • Definitief label: een energielabel opgesteld vanaf 2015, volgens de vereenvoudigde methode, zie paragraaf ‘14.4.4 Definitief label’.
  • Project: het projectbestand van de woning, tevens voor gebruik in het programma EPA-W Stand-alone.
  • Monitor: het monitorbestand voor (handmatig) afmelden bij RVO.nl.

De benaming van de documenten is altijd opgebouwd uit de POSTCODE + HUISNUMMER + (evt.) TOEVOEGING + (evt.) VOLGNUMMER. Tussen de coderingen worden scheidingsstreepjes gebruikt. In de bestandsnaam komen altijd 3 scheidingsstreepjes voor. Als laatste komt in de bestandsnaam tussen haakjes het type bestand (4 bovengenoemde typen). Enkele voorbeelden zijn:

  • 2616LZ-12– (project).epaw
  • 2616LZ-6– (Definitief label 860797855).pdf
  • 2616LZ-14-a- (monitor).xml
  • 2616LZ-16-a-1 (certificaat).pdf
  • 2616LZ-12– (bijlage 5).doc

Alternatieve locatie voor documentbeheer

Naast de bestaande locatie voor documentbeheersysteem voor energiecertificaten, is het ook mogelijk om een alternatieve locatie voor documentbeheer op te geven. Dit betekent dat de tijdens het afmelden gegenereerde energiecertificaten en bijbehorende bijlagen op twee locaties worden opgeslagen. De documenten op de alternatieve locatie zijn vrij te gebruiken voor verschillende doeleinden, bijvoorbeeld het digitaal beschikbaar stellen van energiecertificaten voor bewonersraadpleging.  U kunt op de alternatieve locatie een alternatieve naamgeving gebruiken.

De onderstaande codes voor de alternatieve bestandsnaam zijn mogelijk.

  • Straat [STR]
  • Huisnummer [NR]
  • Toevoeging [EXT]
  • Volgnummer [VLG]
  • Postcode [PC]
  • Plaats [PLTS]
  • Woningnaam [NAAM]
  • VHE [VHE]
  • Wijk [WIJK]
  • Vestiging [VEST]
  • Complex [CPLX]

Voorbeeld: de woning met het adres ‘Kleveringweg 12, 2616LZ te Delft’ wordt afgemeld, je hebt ervoor gekozen om een alternatieve naamgeving te gebruiken en heeft de opbouw ‘Woning [PLTS] [STR] [NR]’ opgegeven. Op de alternatieve locatie zijn de volgende twee bestanden aangemaakt ‘Woning Delft Kleveringweg 12.doc’ en ‘Woning Delft Kleveringweg 12.pdf’.

Momenten van vastlegging

Bij diverse functionaliteiten binnen Assets Energie worden EPBD-documenten aangemaakt.      De momenten van vastlegging van documenten zijn:

  • Bij importeren (indien de optie voor certificaten aanmaken in het documentbeheersysteem aangevinkt staat): voor afgemelde woningen de project-, certificaat- en monitorbestanden aangemaakt. Bijlage 5 wordt vanwege de snelheid niet direct aangemaakt, dit document wordt wanneer nodig alsnog aangemaakt op basis van het opgeslagen projectbestand. Uitzondering hierop is het importeren van project van 2009 en eerder, van deze projecten wordt bij importeren de bijlage 5 in oude opmaak aangemaakt.
  • Bij het afmelden: alle bestanden worden aangemaakt.

Projectdossier

Het opstellen van energielabels verloopt via een gecertificeerd proces, zoals beschreven in de BRL 9500. Een van de eisen is dat voor ieder project een projectdossier wordt bijgehouden, met onder andere de EPBD-documenten die door Assets Energie wordt aangemaakt en opgeslagen in het documentbeheersysteem. De procescertificaathouder heeft in zijn kwaliteitshandboek vastgelegd waar dit projectdossier wordt bewaard.

Ben je als corporatie zelf gecertificeerd, dan kun je gebruik maken van de mogelijkheid om de geschiedenis bij te houden (zie paragraaf 4.2.2 Geschiedenis bijhouden) voor het vormen van jouw projectdossier.

Heb je een of meerdere externe bureaus ingeschakeld voor het opstellen van de energielabels, dan zullen zij een back-up van de EPBD-documenten  buiten de applicatie Assets Energie om moeten kunnen maken. De EPBD-documenten zijn nodig voor de vorming van de verplichte projectdossiers.

Terug naar Beheer