Vabi Assets Energie Cloud
FAQ

Het Vabi Platform is de nieuwe technische basis voor alle Vabi-cloudsoftware en het inlogsysteem. Via het platform beheer je gebruikers, rechten en deelvoorraden op één centrale plek. Je logt voortaan in met een persoonlijk account of via Entra ID.

Het Vabi Platform is ook de plek vanuit waar je alle cloudsoftware van Vitec Vabi kan openen.

Het Vabi Platform biedt een veiligere en modernere manier van inloggen en gebruikersbeheer. Gebruikers loggen voortaan in met een persoonlijk account in plaats van een gedeeld account. Daarnaast is het Vabi Platform noodzakelijk om in de toekomst over te kunnen stappen naar Vabi Assets Energie in de Cloud.

Nee. De werking van de on-premise software blijft volledig hetzelfde. Het enige dat verandert is de manier van inloggen: je gebruikt voortaan een persoonlijk account of Entra ID. Al je data, instellingen en koppelingen blijven ongewijzigd.

Ja. Het Vabi Platform ondersteunt Single Sign-On (SSO) via Entra ID (voorheen Azure Active Directory). Wanneer een administrator de Entra ID-koppeling heeft ingesteld, kun je inloggen met je bestaande organisatieaccount. Een apart wachtwoord voor het Vabi Platform is dan niet nodig.

Heeft jouw organisatie nog geen Entra ID-koppeling? Dan log je in met je persoonlijke Vitec Vabi-account. De Entra ID-koppeling kan op elk moment worden ingesteld door een administrator.

We raden jullie in deze situatie aan om de Entra ID-koppeling niet tijdens het overstappen naar het Vabi Platform in te stellen, maar pas na de overstap naar Vabi Assets Energie in de Cloud. Na de overstap naar de cloudsoftware is de on-premise omgeving bij NEH niet meer nodig. Om vertraging in het overstapproces te voorkomen, raden we de volgende aanpak aan:

1. Nodig gebruikers handmatig uit via het gebruikersbeheer
2. Rond de overstap naar het Vabi Platform af
3. Stap over naar Vabi Assets Energie in de Cloud
4. Stel de Entra ID-koppeling op een later moment in met hulp van je ICT partij.

Gebruikers die op dat moment al zijn uitgenodigd én in een Entra ID-groep zitten, worden automatisch omgezet naar een Entra ID-account. Je hoeft hen dus niet opnieuw uit te nodigen. Wanneer je de Entra ID-koppeling later instelt, is de mapping van bestaande AD-groepen uit de on-premise software niet meer beschikbaar. Je kunt via de Entra ID-koppeling uiteraard wel de gewenste groepen opnieuw selecteren.

Meer informatie over het instellen van de Entra-ID koppeling tijdens het overstapproces vind je in deze handleiding.

Het Vabi Platform is de centrale omgeving voor gebruikersbeheer, rechten en inloggen. Vabi Assets Energie in de Cloud is de volledig vernieuwde versie van de software waarin je dagelijks werkt. Het Vabi Platform is de technische basis waarop de cloudversie draait.

De eerste release van Vabi Assets Energie in de Cloud komt in het tweede kwartaal van 2026 beschikbaar. Daarna starten we gefaseerd met het overzetten van klanten.

De overstap is niet verplicht, maar we adviseren het wel. Nieuwe functies en verbeteringen komen alleen beschikbaar in de Cloudversie.

Zowel de on-premise software als de cloudversie voldoen aan de NTA 8800 update van mei 2026.

Om over te kunnen stappen, moeten er eerst twee voorwaarden zijn afgerond:

1. Nieuwe inlogmethode actief
   De overstap naar het Vabi Platform is volledig afgerond. Dat betekent dat het beheren van gebruikers, gebruikersrechten en toegang tot deelvoorraden zijn verplaatst naar het Vabi Platform en dat alle gebruikers een persoonlijk account hebben.
2. Akkoord op het voorstel
   Jullie hebben akkoord gegeven op het voorstel dat we hebben toegestuurd.

Zodra aan beide voorwaarden is voldaan, ontvangen jullie een online intakeformulier. In dit formulier vragen we om aanvullende informatie, zoals contactpersonen, de gebruikte koppelingen (bijvoorbeeld ERP-systemen) en een voorkeursmoment voor de overstap. Na ontvangst van het formulier plannen we op basis van deze informatie een geschikte overstapdatum in. Vervolgens ontvangen jullie een bevestiging met alle vervolgstappen en voorbereidingsinstructies.

De vertrouwde functies die je nu gebruikt, blijven gewoon behouden in Vabi Assets Energie in de Cloud. Je kunt nog steeds dezelfde dingen doen, maar op een modernere en intuïtievere manier dankzij de vernieuwde interface.

De cloudversie is overzichtelijker en gebruiksvriendelijker, waardoor je sneller kunt werken en gemakkelijker informatie vindt. Daarnaast wordt de software continu uitgebreid: nieuwe functionaliteiten en verbeteringen worden stapsgewijs toegevoegd via automatische updates, zonder dat je hiervoor iets hoeft te installeren of bij te werken.

Indien je wilt overstappen naar Vabi Assets Energie in de Cloud bestaat de overstap uit twee delen: de overstap naar het Vabi Platform en de overstap naar Vabi Assets Energie in de Cloud. Om over te kunnen stappen naar de nieuwe software, dien je als organisatie eerst over te stappen naar het Vabi Platform. Hierbij wijzigt het gebruikersbeheer en de manier van inloggen, maar je blijft nog steeds met de on-premise software werken. Wanneer je nog niet gebruik wilt maken van de software in de Cloud, raden we wel aan om voor eind december 2026 over te stappen naar het Vabi Platform i.c.m de on-premise software.

Onderstaand vind je een roadmap waarin het volledige proces van de overstap visueel en vereenvoudigd wordt weergegeven.

De overstap naar Vabi Assets Energie in de Cloud is zo ingericht dat deze soepel en overzichtelijk verloopt. We hebben beide stappen, de overgang naar het Vabi Platform én naar Vabi Assets Energie in de Cloud, zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Een overstap naar het Vabi Platform is zelfs al binnen één uur mogelijk.

De totale doorlooptijd kan per organisatie verschillen. Dit hangt bijvoorbeeld af van het moment van goedkeuring, de tijd die nodig is om de data te controleren en de snelheid van de internetverbinding voor het uploaden van de gehele voorraad naar de cloud.

Hieronder is een schatting van de doorlooptijd van overstap naar Vabi Assets Energie in de Cloud:

• Kleine voorraad: 1 – 2 dagen
• Gemiddeld voorraad: 2 – 4 dagen
• Grote voorraad: 4 – 14 dagen

Het grootste deel van de tijd wordt besteed aan het uploaden van de data. Hier is geen gebruikersactie voor nodig en gebeurd op de achtergrond terwijl Vabi Assets Energie on-premise geopend is.

Wil je goed voorbereid starten? Dan is het handig om alvast de volgende onderdelen te bekijken:

• De voorbereiding
• De overstap naar het Vabi Platform
• De overstap naar Vabi Assets Energie in de Cloud

Zo weet je wat je kunt verwachten en kunnen we samen zorgen voor een vlotte overgang naar de cloud.

Ja. We maken gebruik van een beveiligde overdracht om de data naar de cloudomgeving over te zetten. Zolang er geen akkoord wordt gegeven op de overgezette data staat de data nog steeds op de oude plek.

Vabi Assets Energie in de Cloud biedt onder andere de volgende voordelen.

• Automatische updates waardoor je altijd met de nieuwste versie werkt.
• Samenwerken in één omgeving met collega’s en adviseurs.
• Altijd en overal toegang tot je gegevens via de browser, ook op tablet of laptop.
• Gebruiksgemak door vernieuwde schermen en overzichtelijke dashboards.
• Eenvoudige koppeling met andere systemen voor efficiënt databeheer.
• Direct inzicht in prestaties en rapportages.

Alleen in de allerlaatste stap van de overstap is het tijdelijk niet mogelijk om te werken in on-premise software. Deze stap duurt maximaal 24 uur, maar de daadwerkelijke tijd is onder andere afhankelijk van de hoeveelheid data en de uploadsnelheid.

Ja, voor overstap naar Vabi Assets Energie in de Cloud krijg je toegang tot een acceptatieomgeving. In deze omgeving kun je controleren of alle gegevens correct zijn overgezet uit de desktopversie van Vabi Assets Energie.

In de acceptatieomgeving kun je:

• de overgezette data vergelijken met je huidige (on-premise) versie
• controleren of alle objecten en energielabels volledig zijn meegenomen
• géén gegevens wijzigen (dit kan nog steeds in de on-premise software)

Tijdens deze fase kun je geen gegevens wijzigen in de cloudomgeving, maar wél afwijkingen signaleren.
Zodra alles klopt, kun je via het overstapdashboard akkoord geven voor de definitieve overgang naar de productieomgeving.

Wil je daarnaast oefenen met de nieuwe functies? Dan kun je via de applicatie ook een sandbox-omgeving aanvragen. Dit is een oefenomgeving met een kopie van jullie data, waarin je vrij kunt testen zonder invloed op de echte gegevens.

Ja, voor elke klant is er de mogelijkheid om een sandbox-omgeving aan te vragen. De sandbox is een oefenomgeving waar je de nieuwe versie van Vabi Assets Energie in de Cloud kunt uitproberen zonder dat dit invloed heeft op je echte gegevens. Je kunt de sandbox eenvoudig aanvragen via de cloudapplicatie. Er wordt dan een kopie gemaakt van (een deel van) jullie actuele dataset, zodat je kunt oefenen met herkenbare gegevens. De sandbox-omgeving blijft 14 dagen actief en wordt daarna automatisch verwijderd. Zo blijft de omgeving veilig en actueel.

Zo vraag je het aan.

1. Open Vabi Assets Energie in de Cloud
2. Klik in de gele balk op de knop [Sandbox aanvragen]
3. Selecteer maximaal 10 gebruikers die toegang krijgen tot de sandbox-omgeving
   Gebruikers die geïmporteerd zijn via Entra ID kunnen niet uitgenodigd worden. Je kan deze persoon later wel uitnodigen door handmatig een account aan te maken.
4. Klik op [Aanvragen] om de sandbox-omgeving aan te vragen.
5. Zodra de omgeving beschikbaar is ontvangen alle gekozen gebruikers een e-mail.

De sandbox-omgeving wordt automatisch na 14 dagen weer verwijderd.

Zodra je bericht hebt ontvangen dat de acceptatieomgeving beschikbaar is, open dan de nieuwe versie van Vabi Assets Energie in de Cloud. Tijdens deze controlefase kun je in de cloudversie geen gegevens wijzigen. Vergelijk de gegevens met de desktopversie van Vabi Assets Energie om te controleren of alles overeenkomt. Hiervoor is ook een speciaal overstapdashboard beschikbaar.

Hiervoor is een speciaal overstapdashboard beschikbaar. Dit dashboard laat bijvoorbeeld zien:

• het totaal aantal objecten
• de verdeling van energielabels
• objecten zonder rekenresultaat
• mogelijke afwijkingen tussen de on-premise- en cloudversie

Zo zie je in één oogopslag of alles klopt. Op deze plek kan je ook aangeven dat de data volledig en correct is. Daarnaast zijn alle objecten inzichtelijk in de cloud omgeving zodat je specifieke objecten kan openen en kan controleren op volledigheid.

Heb je alle gegevens gecontroleerd en klopt alles? Ga dan in het overstapdashboard naar de optie ‘Alle gegevens zijn gecontroleerd en volledig’ en klik vervolgens op ‘Bevestigen’.

Er verschijnt een extra bevestigingsvenster waarin je kunt aangeven dat de controle is afgerond.
Na jouw bevestiging controleren wij de data nogmaals en zetten deze vervolgens over naar de definitieve productieomgeving van Vabi Assets Energie in de Cloud.

Tijdens dit proces zijn zowel de desktopversie als de cloudversie tijdelijk niet beschikbaar (maximaal 24 uur).
Zorg ervoor dat in die periode minimaal één gebruiker ingelogd is in de desktopversie en actief blijft, zodat de laatste wijzigingen veilig kunnen worden meegenomen in de definitieve omgeving.

Gebruik de blauwe knop die rechtsonder in het scherm te vinden is in de cloudapplicatie. Ga naar feedback en beschrijf kort wat je hebt gevonden.

Ook kun je ons bereiken via de vertrouwde kanalen:  vabi.assets@vitecsoftware.com & 015 – 21 33 174

Een internetverbinding en een moderne browser (Bijvoorbeeld Edge, Chrome, Firefox of Safari).

Na de overstap naar het Vabi Platform en nadat jullie akkoord hebben gegeven op het voorstel, begint Vabi Assets Energie op de achtergrond met het uploaden van een kopie van de database naar onze server. Hiermee zorgen we er alvast voor dat de klantdata gereed is op het moment dat de versie van Vabi Assets Energie in de Cloud beschikbaar komt. De data wordt automatisch gekopieerd zodra minimaal 1 gebruiker van je organisatie in de on-premise software ingelogd is.

Updates worden automatisch uitgevoerd, meestal in de avonduren of tijdens het weekend. Zo kun je ongestoord blijven doorwerken.

De data wordt veilig opgeslagen in Nederland, op servers van onze hostingpartner LeafCloud. Back-ups worden in Europa bewaard.

Ja. Vitec Vabi en haar hostingpartner voldoen aan alle actuele wet- en regelgeving rondom databescherming en beveiliging (AVG, GDPR, ISO 27001, ISO 9001 en SOC2).

In de cloud heeft alleen jouw organisatie toegang tot jouw data. Via het Vabi Platform nodig jezelf gebruikers uit die toegang mogen hebben tot de software. Ook is het mogelijk om via een API andere systemen toegang te geven tot jouw data. Vitec Vabi heeft enkel toegang tot systeeminformatie (metadata) die nodig is voor beheer en beveiliging.

Tijdens de ontwikkeling van Vabi Assets Energie in de Cloud hebben we samengewerkt met de meeste ERP-leveranciers, zodat zij precies weten hoe ze kunnen aansluiten op de nieuwe omgeving. We stellen deze koppeling samen met jullie en de ERP-leverancier goed in tijdens de overstap.

Daarnaast kun je in de cloudversie zelf extra systemen koppelen via een beveiligde API-verbinding, die je beheert via het gebruikersbeheer van het Vabi Platform (Vabi Connect).