Om het overzetten van gebruikers van de on-premise software naar het nieuwe platform zo eenvoudig mogelijk te maken, gaan wij automatisch gebruikers en deelvoorraden uploaden. Hiervoor moet jij als gebruiker inloggen in de on-premise software en daarna de geïmporteerde gebruikers controleren via het Vabi Platform. Doorloop de volgende stappen:

Stap 1: Vabi Assets Energie updaten naar de laatste versie

Om het overzetten van gebruikers en deelvoorraden te kunnen uitvoeren heb je minimaal versie 12.0.0 van Vabi Assets Energie on-premise nodig. Download hier de laatste versie.

Stap 2: Inloggen in Vabi Assets Energie on-premise om de gebruikersupload te starten

Vanaf versie 12.0.0 van Vabi Assets Energie is het mogelijk om gebruikers en deelvoorraadinformatie (zonder objectdata) naar de cloud te uploaden. Zodra jouw account is afgerond kan je de gebruikers upload starten vanuit de on-premise software. Dit proces duurt enkele minuten.

Bekijk de stappen
  1. Open als contactpersoon Vabi Assets Energie v12.0.0 (of hoger)
  2. Wanneer je de software opent verschijnt er een melding om de gebruikersupload te starten. Klik in deze melding op Ja. Hierna wordt de gebruikersupload automatisch gestart.
    Verschijnt deze melding niet of heb je deze per ongeluk weggeklikt? Geen zorgen. Ga dan in de menu-balk bovenin op de item ‘Database’ en kies voor de optie ‘Upload gebruikersdata’ (Bekijk afbeelding).
  3. Er verschijnt een venster waarin gevraagd wordt om in te loggen. Hier moet je inloggen met je nieuwe account van het Vabi Platform.
  4. Als de gebruikersupload is voltooid verschijnt er een melding in het scherm. Klik in dit venster op ‘OK’. Je wordt automatisch uitgelogd waarna er gewoon verder gewerkt kan worden in de on-premise software.

Let op: Vanaf het moment dat je met jouw account bent ingelogd in de on-premise software, kunnen gebruikers tijdelijk geen deelvoorraden, gebruikers of gebruikersrechten toevoegen of bewerken in de on-premise software. Dit voorkomt dat wijzigingen verloren gaan tijdens de overstap. Na afronding van de overstap zijn deze functies weer beschikbaar. Rond daarom de overstap van deelvoorraden en gebruikers zo snel mogelijk af na het inloggen.

 

Stap 3: Inloggen in het Vabi platform voor instellen van SSO en het controleren en uitnodigen van gebruikers

Op het moment dat alle gebruikers en deelvoorraad-gegevens zijn gekopieerd kan je inloggen op app.vabi.nl/gebruikersbeheer. Maakt je organisatie gebruik van Active Directory (nu Entra ID), of wil je deze gaan gebruiken? In het Vabi Platform kun je een SSO-koppeling maken, zodat gebruikers automatisch worden geïmporteerd. Na het aanmaken (of overslaan) van de SSO-koppeling, is het mogelijk om geïmporteerde gebruikers te controleren. Hieronder lees je de stappen die je moet doorlopen.

Meer informatie over het instellen van de SSO-koppeling vind je op deze pagina: SSO-koppeling instellen

Uitleg gebruikers controleren
  1. Na het afronden of overslaan van de SSO-koppeling verschijnt er boven het overzicht met gebruikers een blauwe melding met stap 2 van 3. Klik hier op de blauwe knop [Gebruikers controleren]
  2. Er opent een nieuw scherm waarin gebruikers gecontroleerd kunnen worden. Op het overzichtsscherm worden alle bestaande gebruikers vanuit de on-premise software getoond. Vanuit de on-premise software vullen we alle informatie in die we weten van een gebruiker. Als er informatie ontbreekt, dan kan dat in dit scherm worden ingevuld zoals het e-mailadres en de rol van de gebruiker. Gebruikers met een ingevuld e-mailadres kunnen dan worden uitgenodigd.
  3. Vul voor alle gebruikers die je wilt uitnodigen een e-mailadres in en pas waar nodig de rol aan.
  4. Klik daarna op [Gebruikers uitnodigen] om deze gebruikers uit te nodigen. Gebruikers zonder e-mailadres worden niet uitgevoerd. Na het uitnodigen verplaatsen deze gebruikers naar het tabblad ‘Uitgenodigd’.
  5. Indien een gebruiker niet uitgenodigd hoeft te worden, kan deze via het prullenbak icoon verwijderd worden. Ook kan je meerdere gebruikers selecteren d.m.v. de checkboxes op de regels en daarna de verwijder knop in de blauwe balk te selecteren.
  6. Om de controle af te ronden klik op de knop [Import gebruikers afronden] naast de knop om uit te nodigen.

Op het moment dat je de eerste keer één of meerdere gebruikers hebt uitgenodigd, is het voor gebruikers al mogelijk om in te loggen met hun account in de Vabi Assets Energie on-premise software. Ga hiervoor naar het menu-item ‘Database’ en kies voor ‘Inloggen’

 

Stap 4: Afronden

De laatste stap van het proces is het voltooien van de overstap. Door de laatste stap af te ronden zorg je ervoor dat gebruikers vanaf nu moeten inloggen met hun nieuwe account in de on-premise software. We raden aan om dit te doen zodra meerdere gebruikers hun uitnodiging hebben afgerond en hiermee kunnen inloggen. Zolang deze actie niet wordt afgerond is het nog niet mogelijk om geen deelvoorraden, gebruikers of gebruikersrechten toe te voegen of te bewerken in de on-premise software. Dit voorkomt dat wijzigingen verloren gaan tijdens de overstap. Na afronding van de overstap zijn deze functies weer beschikbaar.

Bekijk de stappen
  1. Om de overstap af te ronden, klik je in de blauwe melding boven het overzicht op de blauwe knop.
  2. Na het afronden is het beheren van deelvoorraden, gebruikers en rechten vanaf nu volledig te regelen via het nieuwe Vabi Platform. Bekijk de handleiding indien je vragen hebt over het beheren van gebruikers, gebruikersrechten of deelvoorraden.

 

Deze overstap betreft alleen de overstap naar het Vabi Platform en de nieuwe manier van inloggen. De eventuele overstap naar Vabi Assets Energie in de Cloud volgt later. Zodra jouw organisatie hiervoor in aanmerking komt, brengen we je daar vanzelfsprekend van op de hoogte.

Bij vragen of problemen kun je contact opnemen met de Vabi Assets Energie Servicedesk via vabi.assets@vitecsoftware.com of 015 – 213 31 74.

Terug naar Overstappen naar het Vabi Platform