Handleiding Vabi Platform

Account aanmaken

1. Open de mail van Vabi platform (onderwerp: ‘Account aangemaakt voor het nieuwe Vabi platform’)
2. Klik in de mail op de knop Account afronden.
3. Een nieuw venster opent in je browser.
4. Stap 1: Vul je voor- en achternaam in en klik op Volgende stap >.
5. Stap 2: Controleer je e-mailadres. Dit kun je niet aanpassen. Klopt het niet? Neem contact op met de technisch beheerder van je organisatie.
6. Bedenk een wachtwoord dat voldoet aan de eisen op het scherm. Voer het wachtwoord ter controle nogmaals in bij het veld ‘herhaal wachtwoord’.
7. Klik op Account afronden.
8. Gelukt! Je account is nu afgerond. Je kunt nu inloggen in het nieuwe Vabi platform met het zojuist aangemaakte account.

Heb je de software nog niet gedownload? Ga naar de juiste pagina via de onderstaande links en download de software. Hier vind je ook quick start-handleidingen, zodat je meteen aan de slag kunt:

• EPA
• Elements
• Uniforme Omgeving
• Assets Energie

Is jouw account aangemaakt door Vabi tijdens de overgangsperiode van het vorige klantportaal naar het nieuwe klantportaal? Dan bestaat het afronden van je account uit drie stappen. Het is tijdens dit proces mogelijk om direct een licentie aan je eigen account toe te wijzen.

Inloggen

Met je persoonlijke account kun je eenvoudig inloggen op het nieuwe platform. Hiervoor heb je het volgende nodig:

• Je e-mailadres
• Je wachtwoord
• Een 6-cijferige beveiligingscode (die sturen we naar je e-mailadres).

Ben je je wachtwoord vergeten? Klik op ‘Wachtwoord vergeten’ onder het inlogformulier en volg de stappen om een nieuw wachtwoord aan te maken.

Extra beveiliging 

Om je account extra veilig te houden, gebruiken we een 6-cijferige beveiligingscode. Deze code wordt automatisch verstuurd naar je e-mailadres.

Geen code ontvangen?
Klik op ‘Opnieuw versturen’ onder het invoerveld.

Je kunt naast de standaard e-mailcode ook andere manieren instellen om in te loggen. Lees meer over het instellen onder het kopje ‘Andere beveiligingsmethoden’.

Hoe werkt het?

1. Stel extra beveiligingsmethoden in via je profiel (zie her volgende kopje ‘Andere beveiligingsmethoden’).
2. Bij het inloggen kun je kiezen welke methode je wilt gebruiken. Klik op ‘Probeer het op een andere manier’ als je een andere methode wilt gebruiken.

Belangrijk: Je keuze verandert je standaardmethode niet. De volgende keer gebruiken we weer je standaard beveiligingsmethode.

Andere beveiligsmethoden

Naast de standaard e-mailverificatie is het ook mogelijk om een andere methode te gebruiken. Deze methoden worden hieronder uitgelegd.

SMS-verificatie

Je kunt de beveiliging van je account op verschillende manieren instellen, zoals SMS-verificatie of een authenticator-app. Als je kiest voor SMS-verificatie, ontvang je bij het inloggen een code op het telefoonnummer dat je hebt opgegeven. Met deze code kun je veilig inloggen. Volg de onderstaande stappen om SMS-verificatie in te stellen:

1. Ga naar je profielpagina. Klik op het poppetje rechtsboven en selecteer ‘Mijn account beheren’.
2. Scroll naar het kopje Accountbeveiliging en klik bij de SMS-verificatie op [Instellen].
3. Telefoonnummer invullen:
   • Heb je al een telefoonnummer ingevuld? Dan ontvang je direct een code op dat nummer.
   • Heb je nog geen nummer ingevuld? Vul je telefoonnummer in en klik op ‘Volgende stap’.
4. Vul de 6-cijferige code in die je ontvangen hebt op je telefoon. Heb je geen code ontvangen? Klik dan onder het invoerveld op ‘Opnieuw versturen’. Nog steeds niks ontvangen? Controleer dan het telefoonnummer op je profiel.

Na het instellen wordt SMS-verificatie je standaard inlogmethode. Wil je een andere standaardmethode? Pas dit aan door op het grijze instellingen-icoon van een andere methode te klikken.

Authenticator-app

Een authenticator-app genereert een 6-cijferige code die elke 30 seconden wijzigt. Volg deze stappen om een authenticator-app in te stellen:

1. Ga naar je profielpagina. Klik op het poppetje rechtsboven en selecteer ‘Mijn account beheren’.
3. Scroll naar het kopje Accountbeveiliging en klik bij de authenticator-app op [Instellen].
4. Volg de stappen in het venster dat verschijnt:
   • Stap 1: Download een authenticator-app (zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator).
   • Stap 2: Scan de QR-code die verschijnt met de app.
   • Stap 3: Vul de 6-cijferige code in die de app genereert.

Na het instellen wordt de authenticator-app je standaard inlogmethode. Wil je een andere standaardmethode? Pas dit aan via het grijze instellingen-icoon.

Beveiligingsmethoden beheren

Je kunt op elk moment:

• SMS-verificatie of de authenticator-app verwijderen als methode.
• E-mailverificatie blijft altijd beschikbaar en kan niet worden uitgeschakeld.

Ben je je wachtwoord vergeten? Geen probleem! Volg deze stappen om je wachtwoord opnieuw in te stellen:

1. Vul je e-mailadres in op de inlogpagina en klik op ‘Verstuur reset e-mail’.
2. Als je e-mailadres bij ons bekend is, ontvang je een e-mail met de titel ‘Wachtwoord opnieuw instellen’.

Wachtwoord resetten

1. Open de e-mail en klik op ‘Nieuw wachtwoord aanmaken’.
2. Er opent een venster in je browser.
3. Maak een nieuw wachtwoord:
   • Vul je nieuwe wachtwoord twee keer in.
   • Zorg dat je wachtwoord voldoet aan de eisen op het scherm.
4. Klik op ‘Wachtwoord resetten’ om het proces af te ronden.

Klaar!

Je ziet rechtsonder een groene melding dat het gelukt is. Je wordt teruggeleid naar het inlogscherm en kunt direct inloggen met je nieuwe wachtwoord.

Profielgegevens wijzigen

1. Klik op ‘Wijzigen’ naast je profielgegevens.
2. Er opent een venster waarin je je gegevens kunt aanpassen.
3. Klik op Opslaan. Je ziet rechtsonder een bevestiging dat de wijzigingen zijn doorgevoerd.

Let op:

• Als je je telefoonnummer wijzigt (bij SMS-verificatie), ontvang je een 6-cijferige code om te bevestigen dat je nummer klopt.
• Het wijzigen van je e-mailadres is niet mogelijk. Neem tijdens kantooruren contact op met de supportafdeling als dit nodig is.

Wachtwoord wijzigen

1. Klik op ‘Wachtwoord wijzigen’.
2. Er verschijnt een venster waarin je:
   • Je huidige wachtwoord invoert.
   • Je nieuwe wachtwoord twee keer invult.
3. Klik op Opslaan om het wachtwoord te wijzigen.

Uitloggen

1. Klik op het poppetje rechtsboven in het scherm om het accountmenu te openen.
2. Kies ‘Uitloggen’.

Account verwijderen

Wil je je account verwijderen? Dit kan alleen als:

• Je geen licenties meer hebt.
• Je geen contactpersoon bent van je organisatie.

Hoe werkt het?

1. Scroll naar beneden op je profielpagina.
2. Klik op de rode knop ‘Account verwijderen’ (als deze beschikbaar is).
   • Als de knop er niet is, kun je je account niet zelf verwijderen omdat je account nog gekoppeld is aan een licentie of omdat je een contactpersoon bent.

Overzicht van gebruikers

Je vindt een overzicht van alle gebruikers die tot jouw organisatie behoren.

• Beheer je meerdere organisaties? Dan zie je aparte tabbladen voor elke organisatie.

In de onderstaande afbeelding is een organisatie te zien welke 3 gebruikers heeft.

Gebruikers uitnodigen

Om een nieuwe gebruiker toegang te geven:

1. Klik op ‘Gebruiker uitnodigen’ boven het gebruikersoverzicht.
2. Vul een of meerdere e-mailadressen van de gebruikers in.
   TIP: Je kan ook meerdere e-mailadressen plakken gescheiden met een punt komma ( ; ) of komma ( , )
3. (Optioneel) Selecteer alvast een licentie voor deze gebruiker.
4. Klik op ‘Gebruikers uitnodigen’.

De gebruikers ontvangen een e-mail om een account aan te maken. Heeft de gebruiker al een account? Dan wordt de licentie automatisch toegevoegd en ontvangt de gebruiker hiervan bericht. 

Uitnodiging intrekken

Wil je een uitnodiging annuleren?

1. Zoek de gebruiker met de status ‘Uitnodiging verstuurd’ in het overzicht. Tip: Je kan ook gebruik maken van de zoekfunctie of filters.
2. Klik op de drie puntjes rechts naast de naam.
3. Kies ‘Uitnodiging intrekken’.

De uitnodiging wordt geannuleerd en de link in de e-mail werkt niet meer. 

Gebruikersgegevens bekijken of wijzigen

1. Klik in het gebruikersoverzicht op de naam van een gebruiker.
2. Pas gegevens aan of beheer de licenties van deze gebruiker.

Gebruikers zoeken

Gebruik het zoekveld boven het overzicht om gebruikers te vinden.

• Zoek op (een deel van) de naam of het e-mailadres.
• Filter het overzicht om snel een subset aan gebruikers te vinden.

Gebruiker verwijderen

Als een gebruiker niet meer bij de organisatie hoort:

1. Klik op de drie puntjes rechts naast de naam van de gebruiker.
2. Kies ‘Verwijderen’.

De gebruiker wordt uit de organisatie verwijderd en licenties kunnen niet meer aan hem/haar worden gekoppeld.

Accounttype wijzigen

Wil je het accounttype van een gebruiker aanpassen?

1. Klik op de drie puntjes rechts naast de naam van de gebruiker.
2. Kies ‘Wijzigen naar medewerker’ of ‘Wijzigen naar administrator’.
3. Er verschijnt een groene melding dat de wijziging is doorgevoerd.

Organisatiegegevens beheren

Elke organisatie heeft een financieel contactpersoon en een technisch contactpersoon nodig:

• De financieel contactpersoon is het aanspreekpunt voor financiële zaken.
• De technisch contactpersoon ontvangt updates over de software en vragen over gebruikers of licenties.

Belangrijk: Zorg dat deze gegevens altijd up-to-date zijn.

Contactpersonen wijzigen (als je zelf technisch of financieel contactpersoon bent)

1. Klik op ‘Wijzigen’ bij de organisatiegegevens.
2. Er opent een venster met een lijst van gebruikers (type administrator).
3. Selecteer de juiste personen voor financieel en technisch contactpersoon.
4. Als dezelfde persoon beide rollen heeft, vink dit aan onderaan het venster.

Licenties beheren

Je kunt licenties toewijzen of leegmaken:

1. Klik op ‘Organisatie en licenties beheren’ of de naam van je organisatie.
2. Selecteer de licentie (bijvoorbeeld EPA Woningen) om een overzicht van beschikbare werkplekken te zien.
3. Klik op de naam van een gebruiker om een werkplek toe te wijzen aan een andere gebruiker.

Let op: Personen die geen licentie kunnen krijgen, bijvoorbeeld omdat deze persoon al een licentie heeft of omdat de persoon niet een benodigde licentie heeft, worden niet getoond in de lijst met gebruikers.

Meer licenties nodig? Bestel ze via de webshop.

Groepen van onderwijsorganisaties

Binnen een onderwijsorganisatie kun je groepen aanmaken om gebruikers tijdelijk een licentie toe te wijzen.

• Automatische einddatum: Elke groep krijgt standaard een einddatum van 3 maanden. Gebruikers in de groep hebben gedurende deze periode toegang. Deze einddatum is aanpasbaar met een maximum van 1 jaar.
• Automatisch opschonen: Wanneer de einddatum is bereikt, wordt de groep opgeheven. Gebruikers zonder andere actieve licentie worden automatisch uit de organisatie verwijderd.

Je kunt zoveel groepen aanmaken als nodig, maar houd er rekening mee dat de einddatum altijd automatisch op 3 maanden wordt ingesteld. Pas deze aan indien dit gewenst is.

Einddatum onderwijsgroep aanpassen

Het is mogelijk om de einddatum van een onderwijsgroep aan te passen:

1. Klik bij de onderwijsgroep op de drie puntjes. Er opent zich een menu met extra opties.
2. Kies voor de optie einddatum aanpassen.
3. Wijzig de einddatum door een nieuwe datum in te typen of gebruik de datepicker. Het is ook mogelijk om de einddatum met 1, 3 of 6 maanden te verlengen.
4. Klik op opslaan om de einddatum te wijzigen.

Uitnodigen voor onderwijsorganisatie

Als je één of meerdere gebruikers wilt uitnodigen voor een onderwijsorganisatie, dan moet je bij het uitnodigen deze gebruikers direct toewijzen aan een groep. Je kan een bestaande groep selecteren of een nieuwe groep aanmaken door te kiezen voor het keuzevakje ‘Nieuwe groep’.

Kenmerken van onderwijsorganisaties

• Afstudeerhoed-icoon: Onderwijsorganisaties zijn herkenbaar aan een afstudeerhoedje-icoon.
• Automatische werkplek-reset: Werkplekken worden na een bepaalde datum (standaard 3 maanden) automatisch leeggemaakt. Gebruikers verliezen dan hun toegang.
  • Als cursusbureau kun je de vrijgekomen werkplekken opnieuw toewijzen aan andere gebruikers in andere groepen.
• Wijzigen mogelijk: Je kunt werkplekken op elk moment handmatig wijzigen.

Beperkingen van onderwijslicenties

Onderwijsorganisaties gebruiken speciale onderwijslicenties, die beperkingen hebben in de Vabi software:

• • • EPA-projecten: Het openen van EPA-projecten gemaakt met een ander type licentie is niet mogelijk.
    • Energielabels: Het registreren van energielabels is niet mogelijk met een onderwijslicentie.