Migratie Assets Energie naar Vabi platform
Binnen Vabi stappen we over naar een nieuw licentiesysteem en klantenportaal: het Vabi platform. Dit wordt de inlogpagina voor alle softwareproducten van Vabi. Ook Vabi Assets Energie gaat gebruik maken van het Vabi platform. In eerste instantie worden de rechten en rollen van alle gebruikers vanuit het platform beheerd. Uiteindelijk wordt dit ook de plek waarop je de komende Vabi Assets Energie in de Cloud kan benaderen.
Om de gegevens goed over te zetten naar het Vabi platform zijn er verschillende stappen nodig. Een aantal stappen gebeuren automatisch vanaf versie 11.2.2. Het werkelijk migreren en controleren van gegevens gebeurt op uitnodiging van Vitec Vabi, zodat we elke stap goed kunnen begeleiden. Als jouw organisatie gebruik maakt van de Vabi Assets Energie, vind je hieronder de stappen die gevolgd moeten worden. Op deze pagina leggen we uit wat je als organisatie de komende periode, tijdens het migratieproces, kunt verwachten.
Wat kan je de komende periode verwachten?
Stap 1: Updaten van Vabi Assets Energie
Het migratieproces start bij het updaten van Vabi Assets Energie on-premise naar versie 11.2.2
Stap 2: Aangeven van productiedatabase
Vanaf 11.2.2 wordt er bijgehouden wat de productiedatabase is en wat een acceptatiedatabase.
Stap 3: Migreren van gebruikers en rechten naar het Vabi Platform(op uitnodiging)
Vanaf 11.2.2 wordt het mogelijk om de gebruikers te beheren in het nieuwe platform. Voor het migreren van de gegevens naar het portaal wordt elke organisatie apart uitgenodigd.
Stap 4: Uploaden van data uit productiedatabase naar de server van Vitec Vabi (wanneer beschikbaar en akkoord)
Als gewenst, kan de data van de productiedatabase worden gesynchroniseerd met een online database op de server van Vitec Vabi. Dit is de eerste stap om uiteindelijk gebruik te kunnen maken van Vabi Assets Energie in de Cloud.
Stap 5: Overstappen naar de cloud (Later beschikbaar)
Als de data is geüpload, doorlopen we samen een overstapproces waarna jullie gebruik kunnen gaan maken van Vabi Assets Energie in de Cloud. Op het moment dat jouw organisatie aan de beurt is, ontvang je hierover meer informatie via de mail.
Stap 6: Ervaar de eerste versie van de Vabi Assets Energie in de Cloud. (Later beschikbaar)
Productie en acceptatieomgeving
Vanaf versie 11.2.2 van Vabi Assets Energie on-premise gaat Vabi bijhouden wat de productiedatabase is van een organisatie. Dit is nodig omdat er maar één database gekoppeld kan worden met het Vabi platform.
Als Assets Energie gestart wordt na de installatie, dan krijgt de gebruiker eenmalig een pop-up met daarin de vraag of de database die wordt gebruikt de productiedatabase is.
Is de database die is geopend inderdaad de productiedatabase, dan moet er voor [Ja] gekozen worden. Vabi Assets Energie kan vervolgens gebruikt worden zoals gewend. De database in de testomgeving zal dan automatisch gemarkeerd worden als een acceptatie database.
Is de geopende database een acceptatiedatabase, dan wordt er hier gekozen voor [Nee].
Wordt per ongeluk een acceptatiedatabase als productiedatabase aangemerkt? Neem dan contact met ons op zodat wij dit kunnen herstellen.
Migreren gebruikers en rechten naar het Vabi Portaal
Voor het migreren van gebruikers en rechten naar het nieuwe portaal ontvangt elke organisatie een individuele uitnodiging. De stappen worden hieronder verder beschreven.
Bij dit proces zijn twee rollen vanuit de klant betrokken: de financieel contactpersoon en de technisch contactpersoon (voorheen bekend als hoofdgebruiker). Hieronder staat het volledige proces beschreven met een toelichting per stap en de betrokken rol.
Stap 1: Financieel contactpersoon rondt zijn account af
Zodra jouw organisatie aan de beurt is om te migreren, ontvangt de financieel contactpersoon een e-mail met instructies.
Kort daarna ontvangt hij/zij een uitnodiging om het account af te ronden. Let op: Maakt jullie organisatie al gebruik van app.vabi.nl vanwege andere Vabi-software? Dan hoeft de financieel contactpersoon zijn account niet af te ronden en kan direct worden ingelogd.
Stap 2: Financieel contactpersoon logt in op app.vabi.nl
Op het moment dat de financieel contactpersoon inlogt op app.vabi.nl verschijnt er een venster waarin de financieel contactpersoon uitleg krijgt over het proces.
De financieel contactpersoon is verantwoordelijk om de voorwaarden te lezen en accepteren en hij/zij is verantwoordelijk voor het aanstellen van een technisch contactpersoon. De technisch contactpersoon is ons aanspreekpunt tijdens de migratie en is verantwoordelijk voor het koppelen van Assets Energie en het controleren van de gebruikers. De technisch contactpersoon ontvangt daarna een mail met uitleg over het verloop van het proces.
Bij het verdere proces is de financieel contactpersoon niet meer betrokken.
Stap 3: Assets Energie updaten naar minimaal versie 11.2.2
De technisch contactpersoon zorgt ervoor dat de organisatie minimaal versie 11.2.2 van Vabi Assets Energie gebruikt.
Stap 4: Technisch contactpersoon rond zijn account af
De technisch contactpersoon ontvangt een aparte mail van ons om zijn/haar account af te ronden. Maakt jullie organisatie al gebruikt van app.vabi.nl omdat jullie andere Vabi software gebruiken? Dan hoeft de technisch contactpersoon zijn account niet meer af te ronden en kan deze gelijk inloggen in app.vabi.nl.
Stap 5: Inloggen in Assets Energie
- Belangrijk: Je hebt de rol van systeembeheerder nodig om deze stap uit te voeren.
- Log in op de desktopversie van Assets Energie.
- Tijdens het inloggen worden gebruikers- en deelvoorraadgegevens naar het nieuwe portaal gekopieerd. Dit proces duurt enkele minuten.
Let op: Vanaf dit moment kunnen er geen wijzigingen worden doorgevoerd in deelvoorraden, gebruikers of rechten totdat de migratie is afgerond. Daarom raden we aan om het proces zo snel mogelijk te voltooien.
Stap 6: EntraID koppeling maken (optioneel)
Maakt je organisatie gebruik van Active Directory (nu EntraID), of wil je deze gaan gebruiken? Via app.vabi.nl kan de technisch contactpersoon een EntraID-koppeling maken, zodat gebruikers automatisch worden geïmporteerd.
- Klik op de blauwe knop in de melding bovenaan de pagina om de koppeling te maken.
- Wil je geen koppeling maken? Sla deze stap over.
Een specifieke uitleg over de werking van de EntraID-koppeling is te vinden in onze handleiding.
Stap 7: Geïmporteerde gebruikers controleren
In het klantportaal is een overzicht te vinden van alle geïmporteerde gebruikers welke gecontroleerd moeten worden.
- Ga naar het overzicht van geïmporteerde gebruikers via de blauwe melding bovenaan de pagina.
- Controleer de gebruikers en vul e-mailadressen in om uitnodigingen te versturen.
- Klik op de blauwe knop om uitnodigingen te versturen.
Stap 8: Migratie voltooien
Zodra er voldoende gebruikers een actief account hebben, kun je de migratie voltooien. Zodra je aangeeft dat de migratie voltooid is, dan is het voor gebruikers mogelijk om met hun persoonlijke account in te loggen. Hiermee wordt het ook weer mogelijk om deelvoorraden te bewerken via de Assets applicatie.
Het beheren van gebruikers en rechten is vanaf nu volledig te regelen via het nieuwe gebruikersportaal. Bekijk de handleiding indien je vragen hebt over het beheren van gebruikers en gebruikersrechten.
Als je vragen, opmerkingen of feedback hebt over deze wijzigingen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We staan klaar om te helpen en eventuele zorgen weg te nemen.