Overstappen naar Vabi Assets Energie in de Cloud
Nadat jouw organisatie is overgestapt naar het Vabi Platform, is het vanaf XXX ook mogelijk om over te stappen naar Vabi Assets Energie in de Cloud. De cloudversie is compleet opnieuw ontworpen en opgebouwd waarbij intensief is samengewerkt met diverse gebruikers en EPA-adviseurs om de software aan te laten sluiten bij het gebruik en de behoefte van de gebruikers.
De onderstaande afbeelding toont een globale weergave van het overstapproces naar Vabi Assets Energie in de Cloud:
Het proces
Op het moment dat een actie uitgevoerd dient te worden, ontvangt de contactpersoon die bij ons bekend is de juiste informatie. Om een beeld te hebben van het totale proces wordt in het onderstaande overzicht uitgelegd hoe het proces in zijn werk gaat. Aanvullende informatie wordt per stap gedeeld wanneer dit nodig is.
1. Voorstel accepteren
Om Vabi Assets Energie in de Cloud te kunnen gebruiken, is het nodig het nieuwe voorstel met de bijbehorende voorwaarden te accepteren. Heb je nog geen voorstel ontvangen? Vraag dit dan aan op deze pagina of neem contact op met je accountmanager bij Vitec Vabi
2. Data wordt op de achtergrond overgezet
Na goedkeuring van het voorstel starten we op de achtergrond met het overzetten van jullie data naar de acceptatieomgeving.
Zo zorgen we dat alles klaarstaat zodra dat nodig is. Je kunt ondertussen gewoon blijven werken in de on-premise software.
Note: Het overzetten gebeurd alleen als minimaal één gebruiker de on-premise omgeving actief heeft.
3. Technische informatie aanleveren
Om een totaalbeeld te krijgen van de stappen die jouw organisatie moet zetten, ontvang je na akkoord van het voorstel een link naar een online formulier. In dit formulier vragen we informatie over jullie huidige technische omgeving: jullie ERP-systeem, of jullie bij NEH gehost zijn en of er een moment is dat een overstap niet handig uitkomt.
Op basis van deze gegevens plannen we de daadwerkelijke overstap in. Zodra de datum bekend is, ontvang je hierover een e‑mail. Blijkt de planning toch niet uit te komen, laat ons dat dan weten.
4. Data controleren in de acceptatieomgeving
Op de eerder gecommuniceerde datum komt om 09:00 uur de acceptatieomgeving online. Open de nieuwe versie van Vabi Assets Energie en controleer of alle data volledig is overgezet. Tijdens deze fase kun je in de cloudversie geen gegevens wijzigen. Vergelijk de data daarom met de desktopversie om te bevestigen dat alles klopt.
Overstapdashboard
Om te helpen bij deze controle is er een overstapdashboard ontwikkeld. Dit dashboard toont onder andere:
- het aantal objecten en deelvoorraden
- de verdeling van energielabels
- objecten zonder rekenresultaat
Het dashboard vergelijkt automatisch deze gegevens met de desktopversie. Zodra alles klopt, kun je via het dashboard direct akkoord geven, zodat wij weten dat jullie klaar zijn voor de definitieve overstap.
Sandbox-omgeving
Wil je eerst oefenen met de nieuwe omgeving? Vraag via de applicatie een sandbox-omgeving aan. Deze omgeving bevat een kopie van (een deel van) jullie actuele data, zodat je veilig functies kunt uitproberen zonder invloed op echte gegevens.
Stappen sandbox-omgeving aanvragen
- Open Vabi Assets Energie in de Cloud
- Klik in de gele balk op de knop [Sandbox aanvragen]
- Selecteer maximaal 10 gebruikers die toegang krijgen tot de sandbox-omgeving
Gebruikers die geïmporteerd zijn via Entra ID kunnen niet uitgenodigd worden. Je kan deze persoon later wel uitnodigen door handmatig een account aan te maken.
- Klik op [Aanvragen] om de sandbox-omgeving aan te vragen.
- Zodra de omgeving beschikbaar is ontvangen alle gekozen gebruikers een e-mail.
De sandbox-omgeving wordt automatisch na 14 dagen weer verwijderd.
Ik heb iets gevonden wat niet lijkt te kloppen
Kom je tijdens de controle iets tegen dat niet lijkt te kloppen of heb je vragen? Meld dit eenvoudig via feedback knop, beschikbaar aan de zijkant van de applicatie. Klik op de blauwe knop rechts in het scherm om direct feedback achter te laten. Deze feedback komt automatisch bij de Service & Support afdeling terecht. Voor aanvullende informatie kun je ook altijd contact opnemen via vabi.assets@vitecsoftware.com of bel naar 015 – 21 33 174.
5. Akkoord geven op de data
Heb je alle gegevens gecontroleerd en volledig bevonden? Ga dan naar het overstapdashboard en geef rechtsboven aan dat de gegevens gecontroleerd en volledig zijn. Klik daarna op de knop ‘Bevestigen’. Er verschijnt nog een extra venster ter controle.
Na deze bevestiging controleren wij de data nogmaals en zetten deze over naar de definitieve omgeving. Om dit volledig en veilig te kunnen doen, is het vanaf dat moment maximaal* 24 uur niet mogelijk om zowel de on-premise als cloudomgeving te gebruiken.
*De daadwerkelijke tijd is afhankelijk van de hoeveelheid data, de uploadsnelheid en of een gebruiker actief is tijdens deze periode.
6. In gebruik name Vabi Assets Energie in de Cloud
Het moment is daar: Vabi Assets Energie in de Cloud beschikbaar voor jouw organisatie en is de oude on-premise software niet langer actief. Vanaf nu kun je direct aan de slag met de cloudversie en profiteren van alle voordelen van de nieuwe omgeving:
- Altijd en overal toegang: log in via de browser, thuis, op kantoor of onderweg.
- Gebruiksvriendelijker dan ooit: een vernieuwd ontwerp, getest door gebruikers en EPA-adviseurs.
- Samenwerken in één omgeving: nodig collega’s of adviseurs uit en werk aan dezelfde data.
- Meer inzicht in je voorraad: dashboards, filters en uitgebreide zoekfuncties maken het overzichtelijker dan ooit.
- Energieplan varianten maken en vergelijken: stel verschillende scenario’s op en zie direct de verschillen.
We begrijpen dat een nieuwe omgeving soms vragen oproept. Daarom staan we altijd klaar om te helpen. Alle beschikbare hulp is te vinden op onze supportpagina. Indien je vraag hiermee niet beantwoord is, kun je ons ook bereiken via e-mail telefoon of kun je direct feedback via de feedback knop in de applicatie.
Veel plezier met Vabi Assets Energie in de Cloud! We zijn ervan overtuigd dat het werken met de nieuwe versie eenvoudiger, overzichtelijker en efficiënter is.
Goed om te weten
- Het bovengenoemde proces heeft geen invloed op je dagelijkse werkzaamheden tijdens stap 1 t/m 4. Je blijft gewoon werken in de on-premise applicatie.
- Gedurende stap 5 is het tijdelijk niet mogelijk om beide omgevingen te gebruiken (maximaal 24 uur). Plan dit moment dus zorgvuldig in.
- Heb je na het lezen van dit proces nog vragen, bekijk dan ook eens de meest gestelde vragen.
- Mocht er onverhoopt toch iets niet goed gaan, maak je geen zorgen. Neem in dat geval contact op met onze Service & Support afdeling (015 – 21 33 174).